Bedrijfsvoering

In deze paragraaf geven we weer welke beleidsvoornemens we op het gebied van bedrijfsvoering we in 2022 hebben gerealiseerd. De bedrijfsvoering heeft betrekking op alle activiteiten en plannen die nodig zijn om de doelstellingen van onze gemeente te realiseren. Daarmee ondersteunt bedrijfsvoering alle programma’s. Naast het thema 'organisatie en personeel' staan we stil bij informatievoorziening (en ICT), informatiebeveiliging, privacy en communicatie.

De sterk veranderde arbeidsmarkt, de enorme krapte die ontstond, is bepalend geweest voor veel activiteiten op het vakgebied van Personeel en Organisatie.

Cao

In 2022 is een nieuwe cao vastgesteld voor de duur van twee jaar (van 1 januari 2021 tot 1 januari 2023). Tevens zijn de onderhandelingen gestart voor de cao geldend vanaf 2023. Deze onderhandelingen hebben in 2022 niet geleid tot een definitief akkoord.

Werving & selectie

In 2022 was sprake van een zeer krappe arbeidsmarkt en een hoog verloop. In 2022 zijn 31 medewerkers uitgestroomd en waren er 52 vacatures. Eind 2022 hebben we veel vacatures ingevuld met goede medewerkers. Er zijn 42 medewerkers in dienst gekomen en 16 medewerkers zijn binnen de gemeente doorgestroomd naar een andere functie.

Op een aantal functies bleef invulling echter zeer lastig. Ook met inzet van specifieke recruitment bleven resultaten soms uit. Dat zorgt ervoor dat bepaalde vacatures lang open staan, soms tussen de 6 en 12 maanden. We merken dat met name de vacatures op schaalniveau 9/10 moeilijker vervulbaar zijn. Het is overigens niet zo dat deze vacatures onvervulbaar zijn, het vraagt alleen veel geduld. Administratieve en uitvoerende functies zijn sneller in te vullen. Voor de moeilijk in te vullen vacatures was ter overbrugging inhuur onvermijdelijk en de periode van inhuur op deze functies is daardoor ook langer. Dit leidde tot een stijging van de inhuurkosten.

Op de arbeidsmarkt concurreert Midden-Delfland met de omliggende gemeenten die vanwege hun inwonertal vaak een hoger salaris kunnen bieden. Daarom is en blijft het van groot belang dat we bij werving en selectie duidelijk inzetten op datgene wat Midden-Delfland een onderscheidende en een aantrekkelijke werkgever maakt. We ervaren dat het inzetten op onze identiteit vruchten afwerpt tijdens de werving en selectie. Mede daardoor lukte het om goede medewerkers aan te trekken. Het is daarbij wel van groot belang dat een aantal basiszaken op orde is en wij bijvoorbeeld beschikken over actuele functiebeschrijvingen en waarderingen. Ons zogenoemde functiegebouw moest hiervoor herijkt worden en de eerste fase van dit project is in 2022 afgerond. De tweede laatste fase ronden wij in de eerste helft van 2023 af.

Formatie & bezetting

In 2022 was sprake van een (tijdelijke) groei binnen de ambtelijke organisatie. De groei is te verklaren door een aantal tijdelijke functies met externe dekking, zoals functies in het sociaal domein (werk en inkomen, schuldhulpverlening, bedrijfsvoering sociaal domein) en in het ruimtelijk domein (projectleiders en teamleider). Daarnaast is er een aantal structurele wijzigingen binnen het sociaal domein (team uitvoering) en is er sprake van een enkele, tijdelijke bovenformatieve plaatsing na uitval door ziekte.

De bezetting was vanwege het hoge verloop krap in 2022. Dat heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering en dienstverlening. Zittende medewerkers vangen het werk op van vertrekkende medewerkers en vacatures blijven langer open als gevoel van de situatie op de arbeidsmarkt. Medewerkers ervaren een flinke werkdruk en we zagen ook het ziekteverzuim stijgen.

Identiteit, welzijn & organisatiecultuur

De zorg voor het welzijn van de medewerkers blijft een belangrijk onderwerp. We hebben goed zicht op ons ziekteverzuim en we kijken hoe we nog beter kunnen begeleiden bij ziekteverzuim of kunnen ondersteunen bij herstel. Daarnaast worden de teamleiders begeleid in het meer inzetten op preventie. Afgelopen jaar was er sprake van een stijging van het ziekteverzuimpercentage ten opzichte van 2021. Over het hele jaar was er een ziekteverzuim van 5,4%. Het gemiddelde ziekteverzuim was in 2021 3,7%. In de tabel hieronder ziet u de ontwikkeling van het verzuim in relatie tot de sector openbaar bestuur en het landelijk gemiddelde.

	Gem Midden-Delfland	Openbaar bestuur (*bron CBS)	Landelijk gemiddelde (*bron CBS)
Q1	5,3%	6,7%	6,3%
Q2	4,3%	5,7%	5,4%
Q3	4,9%	5,5%	5,0%
Q4	6,7%	6,4%	5,6%

Ontwikkeling

De organisatie is en blijft continu in ontwikkeling. De visie die door het DT in samenwerking met de teamleiders in 2022 is vastgesteld benadrukt het belang van de aandacht voor ons kapitaal: de medewerkers. De krappe arbeidsmarkt versterkt de noodzaak voor continue aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers, hun drijfveren, talenten en een juiste match tussen capaciteit, ambitie en functies: talentmanagement. Ook de vraag naar begeleiding bij teamontwikkeling blijft hoog.

De implementatie van een opleidings- en leerplatform dat wij willen gebruiken om grip te houden op de trainingen en opleidingen was gepland in 2022. Deze hebben wij uitgesteld omdat de implementatie tijd vraagt die er door de hoge in- door en uitstroom simpelweg niet was.

Wij hebben een hoge kwaliteit van dienstverlening en sturen doorlopend op het vasthouden daarvan. We volgen dit onder meer via jaarlijkse clienttevredenheidsonderzoeken in bijvoorbeeld het sociaal domein (Wmo, jeugdhulp, participatiewet). Uit de meest recente cijfers over de Wmo blijkt dat we stijgende lijn in de cliënttevredenheid de afgelopen periode hebben weten vast te houden.

Goed informatiemanagement is nodig om goede dienstverlening te kunnen bieden. Nagenoeg alle dienstverlening en alle processen die de dienstverlening ondersteunen, genereren data en informatie. En andersom: data en informatie daaruit zijn nodig voor dienstverlening. Samengevat draagt informatiemanagement bij aan het optimaliseren van de informatievoorziening, het ondersteunen van de gemeentelijke processen en het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers.

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker en ook steeds complexer. Er komen meer taken vanuit de centrale overheid naar de gemeenten. En er vindt steeds meer (digitale) uitwisseling van informatie plaats met inwoners, ketenpartners, samenwerkingsverbanden en andere overheden. Daarnaast ligt de nadruk op transparantie bij onze dienstverlening naar inwoners, bedrijven en andere instellingen. Ons informatiemanagement moet goed op orde en toekomstbestendig zijn om hierin te kunnen voorzien.

Eigentijds en flexibel (samen)werken

Tijdens de coronacrisis is met spoed MS Teams geïmplementeerd. Hiermee maakten we digitaal en op afstand veilig video vergaderen mogelijk. Daarmee liepen we vooruit op het implementatietraject van Office365 dat we in 2022 zijn gestart. Met deze volledige transitie geven we verder vorm aan verbetering van onze (digitale) samenwerking.

Medewerkers beschikten al over een MTC (een zogenaamde laptopterminal) en in 2022 is ook aan alle medewerkers een zakelijke smartphone verstrekt waarmee op een veilige manier gebruik gemaakt wordt van ons netwerk en de gemeentelijke communicatiekanalen. Met deze apparatuur kan iedere medewerker op een veilige manier plaats- en tijdonafhankelijk werken op enkele functionarissen na zoals baliemedewerkers of medewerkers van de buitendienst.

Samenwerken in ICT

In 2022 zijn we gestart met de voorbereiding op het actualiseren van de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Westland. Dit is nodig omdat de behoefte aan informatievoorziening, beveiliging en ondersteuning op moderne werkplek-apparatuur en software duidelijk anders is dan toen we in 2015 de overeenkomst sloten. We onderzoeken welke vorm het beste past. Doel is dat we robuust zijn en een betrouwbare ICT basis hebben en houden, kwetsbaarheden zo laag mogelijk houden en onze processen en informatievoorziening verbeteren.

Projecten in 2022

In 2022 werkten we aan een aantal grote projecten. Daarbij vormde ons informatiebeleidsplan het uitgangspunt zodat we de gezamenlijke doelen van Midden-Delfland scherp in het oog houden. Hierin zijn vijf ontwikkelsporen beschreven: (digitale) samenwerking, informatie gedreven processen, geregisseerde informatievoorziening, solide huis en het faciliterend huis.

We hebben in 2022 een belangrijke fase van het Zaakgericht Werken afgerond. Het Zaaksysteem is aangesloten op onze digitale archiefbewaarplaats bij de gemeente Delft (het e-depot) en het documentmanagement systeem (DMS) is gemigreerd naar het Zaaksysteem. Deze projecten zorgen voor de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van onze informatie. Daarvoor zijn we verantwoordelijk en dat is een voorwaarde voor een betrouwbare overheid. Dit heeft ook tot gevolg dat we het gebruik van het DMS kunnen beëindigen en verder gaan met het Zaaksysteem. Het Zaaksysteem is de basis voor het Zaakgericht Werken dat moet zorgen voor beter en makkelijker samenwerken en voor betere, transparantere dienstverlening.

Verder hebben we de digitale componenten geïmplementeerd om de invoering en werking van de Omgevingswet te ondersteunen. Dit heeft ervoor gezorgd dat we technisch klaar staan voor de implementatie van de Omgevingswet.

We migreerden in 2022 ook digitale werkplekoplossingen naar de cloud. Daarnaast hebben we in 2022 de technische implementatie afgerond voor het digitalisering van onze planning & control cyclus. De functionele implementatie vindt in 2023 plaats. Doel hiervan is makkelijker samenwerken, hogere kwaliteit en betere toegankelijkheid.

Bij al deze grote ontwikkelingen blijven we aandacht geven aan digitale bewustwording op het gebied van privacy en informatieveiligheid, digitale vaardigheden van de medewerkers, digitale dossiervorming, digitale werkprocessen, datagericht werken en de doorontwikkeling naar een eigentijds (kantoor-)applicatielandschap. We faciliteren moderne communicatiemiddelen waarmee we het nieuw hybride thuiswerken optimaal faciliteren.

Privacy & Informatiebeveiliging

De gemeente Midden-Delfland kent vanuit haar wettelijke taken en bevoegdheden veel processen waarbij persoonsgegevens van Midden-Delflanders (en inwoners van andere gemeenten), ondernemers en medewerkers worden verwerkt. Soms zijn die privacygevoelig, zoals financiële en bijzondere gegevens. Er zijn binnen de gemeentelijke organisatie zo’n 150 (deel)processen waarbij persoonsgegevens gebruikt worden. Die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waarin bepaald wordt hoe bedrijven en overheden met persoonsgegevens om moeten gaan.

Drie jaar na de invoering van de AVG is er een stevig privacy fundament gelegd. We hebben een privacy-organisatie die het management, de medewerkers en bestuurders ondersteunt en adviseert over privacy. In 2022 hebben we heel wat werk verzet om de AVG stevig neer te zetten in de organisatie, de systemen en de processen. Vooral zijn stappen gezet met betrekking tot de verwerking van politiegegevens.

In 2022 is gestart met de inrichting van een ‘privacy dashboard’ . Dit dashboard stelt ons in staat om makkelijk en regelmatig inzicht aan college, management en medewerkers in de belangrijkste privacy parameters te geven, waaronder gemelde datalekken, ingekomen verzoeken om uitoefening van privacy rechten en het register van verwerkingen. Ook werkten we in 2022 structureel met een e-learning module informatiebeveiliging en privacy voor alle medewerkers van de gemeente. Dit doen we in de vorm van nano-learnings. Deze loopt sinds 2021 voor een periode van drie jaar en heeft tot doel om het privacy bewustzijn op een leuke, toegankelijke manier te laten groeien.

Er zijn echter ook aandachtspunten voor de organisatie om aantoonbaar te kunnen voldoen aan de AVG en de Wet politiegegevens. We hebben minder voortgang geboekt dan verwacht bij het uitvoeren van DPIA’s (data protection impact assessments) en het afronden van het register van verwerkingen. Doel van een DPIA is het benoemen van concrete risico’s binnen een proces met mogelijke hoog privacy risico en aanbevelingen voor mitigerende maatregelen. Een aandachtspunt is eveneens de invulling van de rol van de privacy-ambassadeurs binnen de teams van onze organisatie, door het verloop en de ervaren werkdruk beschikken niet (meer) alle teams over een privacy-ambassadeur. De werkbelasting bij de privacy officers is eveneens een aandachtspunt. Zij combineren deze functie met een andere functie en dat levert spanning op.

Informatiebeveiliging

Wij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van onze informatieveiligheid, de basis hiervoor is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De te nemen maatregelen vertalen we naar jaarplannen op basis van prioriteit en risico’s voor de gemeente. Eén van de belangrijkste maar complexe te nemen maatregel is het inrichten en oefenen van bedrijfs-continuïteits-management (BCM). Dit is belangrijk omdat het ons in staat stelt om essentiële diensten te blijven leveren aan onze inwoners, bedrijven en ketenpartners, zelfs tijdens onvoorziene omstandigheden zoals natuurrampen, pandemieën, cyberaanvallen, stroomuitval en andere noodsituaties. In 2022 zijn we gestart met het opstellen van een conceptbeleidskader en een eerste bedrijfsproces. Dit geven we de in 2023 per werkproces op basis van risicoanalyse verder vorm.

Een andere belangrijke maatregel is SIEM (Security Information and Event Management) en SOC (Security Operations Center). Een SIEM verzamelt en analyseert beveiligingsinformatie uit verschillende bronnen, zoals firewalls, detectie/protectie-systemen, antivirussoftware en logboeken van servers en netwerkapparaten. Het identificeert potentiële beveiligingsincidenten en genereert waarschuwingen die kunnen worden onderzocht door een SOC. Een SOC is een team van beveiligingsprofessionals die verantwoordelijk zijn voor het monitoren van de beveiligingsinfrastructuur van een organisatie en het onderzoeken van beveiligingsincidenten. Wij zijn aangesloten geweest bij de landelijke VNG-aanbesteding zodat we met de gegunde partij hieraan vorm konden geven. Deze aanbesteding is niet gelukt en de VNG heeft deze in augustus 2022 beëindigd. Samen met de gemeente Westland die onze ICT beheert, zoeken we naar een alternatieve oplossing.

Bij nieuwe ontwikkelingen hebben we aandacht voor doelgroepgerichte communicatie en participatie. Voor een open oriëntatie naar de samenleving is het betrekken van inwoners van belang. Participatietrajecten gaan echter niet vanzelf en ook niet vanzelf goed. De samenwerking tussen overheid en burger vraagt om goed verwachtingsmanagement. We zijn daarom vooraf eerlijk over de invloed die inwoners hebben en we zijn duidelijk over wie welke rol heeft in het proces.

Uiteraard is participatie geen doel op zich. Het is van het grootste belang om vooraf te bepalen of participatie meerwaarde heeft. Onze focus ligt op het realiseren van onze maatschappelijke opgaven, we doen dit alleen met co-creatie of burgerparticipatie wanneer er sprake is van toegevoegde waarde. Wij kijken daarbij vooral naar projecten die zich afspelen in de directe woon- en leefomgeving van onze inwoners.

Onze inwoners maken in toenemende mate gebruik van sociale media om te communiceren met de gemeente. Door de toename van de communicatie via social media, werken we met een monitoringsysteem. Dit helpt ons om de online informatie goed te analyseren, te duiden en adequaat in gesprek te gaan. Wij blijven ons continu ontwikkelen om adequaat in te kunnen blijven spelen op de ontwikkelingen.

In 2022 namen wij afscheid van de zittende burgemeester en twee wethouders en mochten wij een nieuwe (interim) burgemeester en wethouder verwelkomen. Ook waren er gemeenteraadsverkiezingen. Dit alles had grote gevolgen voor de werkzaamheden van Communicatie. Zo zijn er zeer succesvolle grote en kleine formele en informele evenementen georganiseerd dat veelal gepaard ging met veel persaandacht (lokaal, regionaal en landelijk). Bij elkaar veel mooie kansen waar Communicatie telkens de unieke identiteit van Midden-Delfland onder de aandacht kon brengen.

In 2022 hebben we noodgedwongen een nieuw intranet gelanceerd. De leverancier besloot te stoppen met het ondersteunende systeem waar intranet op draaide. Daardoor moest versneld een nieuwe oplossing worden gerealiseerd. We hebben dit gegeven aangegrepen om een heroriëntatie te doen op het gebruik en de mogelijkheden van intranet in onze organisatie. Verbinden van collega's door het eenvoudig delen van kennis is een belangrijk doel geweest dat ten grondslag lag aan het inrichten van het nieuwe intranet. Dit draagt samen met de andere ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening bij aan goede en makkelijke samenwerking intern en dit is ondersteunend bij het hybride werken. En dit is nodig om de dienstverlening naar inwoners en ondernemers goed te kunnen uitvoeren.

Het college van burgemeester en wethouders is zich bewust van de frauderisico’s die de gemeente loopt en bespreekt dit thema periodiek. De gemeente heeft een frauderisicoanalyse opgesteld en concludeert dat de belangrijkste risico’s aandacht hebben en zijn / worden ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie. Het college van burgemeester en wethouders heeft geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat zich fraudes hebben voorgedaan in het afgelopen boekjaar.