Overzicht van overhead

In het gewijzigde Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden baten en lasten van de overhead niet meer onder de afzonderlijke programma’s geregistreerd, maar centraal onder een afzonderlijk taakveld. Hiermee vervalt de noodzaak van een complexe en veelal ondoorzichtige kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten.

Hiermee wint de begroting en verantwoording aan transparantie. De gemeenteraad kan beter sturen op de bedrijfsvoering. Bovendien kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten.

Om te voorkomen dat er verschillen gaan optreden in de wijze van toerekening van overhead is een algemene definitie van overhead voorgeschreven: Alle bedrijfskosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Uitgangspunt van deze definitie is dat kosten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten.

Volgens deze nieuwe methodiek wordt in de begroting en verantwoording niet meer gerekend met de integrale kostprijs. In een aantal gevallen speelt het hanteren van een integrale kostprijs nog wel een rol. Dit om te voorkomen dat dit voor deze gevallen leidt tot een tekort in de begroting. Als voorbeelden kunnen worden genoemd: de grondexploitaties, investering en andere (subsidie)trajecten, die gepaard gaan met activering en afschrijving, waar vaak specifieke dekkingsposten voor bestaan. Voor deze gevallen is het toerekenen van overhead en (eventueel) rente wel toegestaan.

Ten aanzien van taken/activiteiten en daarmee samenhangende diensten waarvoor kostendekkende tarieven berekend mogen worden (bijvoorbeeld afval en riolering), geldt dat het niet meenemen van overhead betekent dat voor die producten een positief resultaat kan ontstaan. Dit komt doordat gemeenten overhead wel mogen meenemen in de berekening van de tarieven. Om die reden is in het gewijzigde BBV de verplichting opgenomen om in de paragraaf lokale heffingen toe te lichten hoe de algemene overhead zich verhoudt tot taken/activiteiten/heffingen volgens een nader omschreven systematiek.

Hieronder volgt in lijn met het format van onze begroting het overzicht van de overhead:

Uitgaven
Overschrijding Overhead bestuursorgaan (€ 27.680)
Een overschrijding op het inhuur budget personeel (€ -55.904). Het onbenutte inhuurbudget personeel BMO staat hier tegenover. Hiernaast is het representatie budget deels onbenut gebleven (€ 17.027), ditzelfde geldt voor enkele kleinere posten. Op het representatiebudget waren ook kosten geraamd voor afscheid van de oud-burgemeester die betaald zijn uit communicatie budget. Tegenover de plus op representatie staat een min bij communicatie.

Onderschrijding Overhead openbare werken (€ 131.371)
Voornaamste reden voor deze onderschrijding is een verschuiving van werkgeverslasten voor deze afdeling (€ 122.403). Het restant is een totaal van verschillende kleinere mutaties.

Inkomsten
Onderschrijding Overhead ambtelijke organisatie (€ 48.338)
Dit bedrag (€ 50.000) is opgebouwd uit WAO/AAW/WAZO/ZW uitkeringen. De te ontvangen gelden zijn niet geraamd. Inkomsten bestaan uit tegemoetkomingen voor zwangerschapsverlof en geboorteverlof. Sinds augustus is er een nieuwe regeling, van te voren is niet duidelijk of en wanneer gebruik wordt gemaakt van dit verlof. Het is geen verplichting en er is keuze in hoe het wordt opgenomen. In 2022 waren er relatief veel jonge ouders. Hier staan loonkosten tegenover, het zijn dus tegemoetkomingen voor deze loonkosten. Bijsturen via periodiek is lastig door het moment van aanleveren van de informatie en het bekend worden van de ontwikkeling van de kosten (vanaf augustus 2022 nieuwe regeling).

Met de deelname aan de gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland wordt beoogd op een efficiënte en doelmatige wijze invulling te geven aan de gemeentelijke verplichtingen als bedoeld in de Archiefwet 1995.