Bedrijfsvoering

Arbeidsmarkt

We sloten 2022 af met landelijk een zeer krappe arbeidsmarkt. Sindsdien zijn er voorzichtige signalen dat de landelijke arbeidsmarkt afkoelt. De arbeidsmarktkrapte gaat echter voorlopig niet verdwijnen. Dit is merkbaar in samenwerking met andere gemeenten, in regionale samenwerking en met overige (maatschappelijke) partners en leveranciers. Ook wij kenden een zeer hoge uitstroom. Wij zijn echter ook behoorlijk in staat gebleken om nieuwe medewerkers aan te nemen. Op het moment van schrijven is dan ook weer sprake van een meer normale balans tussen uit- en instroom. We merken wel de effecten van afgelopen jaar en op een aantal plekken in onze organisatie is het moeilijk om vacatures met vaste medewerkers in te vullen. Daarnaast laat onderzoek zien dat van alle nieuwe gemeentemedewerkers (landelijk) één op de drie binnen drie jaar weer uitstroomt. Dat is de nieuwe werkelijkheid waar wij als organisatie actief op moeten investeren. We geven prioriteit aan uitvoeringskracht en de kwaliteit van onze organisatie.

Talentontwikkeling

Onze aandacht gaat naar ontwikkelen van talent en behoud van medewerkers. Dat kan betekenen dat we medewerkers aannemen met minder of geen gemeentelijke werkervaring, die wel graag willen leren en ontwikkelen. Dit betekent ook dat we investeringen (moeten) blijven doen in aantrekkelijk werkgeverschap, arbeidsmarktcommunicatie op maat en passende ontwikkeling, training en opleiding, zowel op inhoud als op vaardigheden en persoonlijke effectiviteit. Op dit moment lijkt het gemeentebrede opleidingsbudget hierin niet meer helemaal te kunnen voorzien. Mogelijk dat in een later stadium hiervoor een aanvullende budgetvraag komt.

Duurzame inzetbaarheid

Wij gaan meer inzetten op de vitaliteit van onze medewerkers. Vitaliteit speelt een belangrijke rol bij de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers. Hierin investeren is belangrijk voor de toekomstbestendigheid van onze gemeente. Het betekent dat medewerkers in staat zijn om productief, gezond en gemotiveerd te blijven werken. Onderzoeken laten steeds weer zien dat medewerkerstevredenheid en betrokkenheid positief worden beïnvloed als medewerkers zich gewaardeerd voelen en de mogelijkheid krijgen om te groeien en zich te ontwikkelen. Uiteindelijk zorgt investeren in duurzame inzetbaarheid op termijn voor kostenbesparing. Gezonde en gemotiveerde medewerkers zijn minder vaak ziek en zijn productiever.

Hybride werken

Na twee jaar van veelvuldig thuiswerken in het kader van de pandemiebestrijding, is hybride werken onderdeel geworden van het organiseren van ons werk. Hybride werken sluit aan op de wens van veel werkenden en past in een moderne cultuur. We willen deze verandering in de manier waarop we ons werk organiseren structureel vorm geven. Daarbij horen heldere afspraken. We brengen daarbij ook in kaart welke aanvullende maatregelen nodig en verplicht zijn. In 2024 willen we dat realiseren. Dan is ook bekend of hier extra kosten mee zijn gemoeid en zo ja welke dat zijn.

Inhuur

Voldoende uitvoeringskracht en goede kwaliteit van onze organisatie vinden wij belangrijk en zijn nodig om onze opgaven te realiseren. In de huidige markt betekent dat ook dat we vaker dan voorheen een beroep moeten doen op inhuur van personeel. Ons uitgangspunt blijft ongewijzigd: inhuur ter overbrugging om de basisbezetting op orde te houden, zowel bij vacatures als bij afwezigheid door ziekte. Of inhuur voor tijdelijke projecten of specifieke expertise.

De gemiddelde duur dat vacatures open staan, is toegenomen. Er zijn enkele uitschieters in moeilijk vervulbare vacatures waarbij functie meer dan een half jaar vacant blijft. Dat heeft tot gevolg dat inhuur langer nodig is en de kosten toenemen. Dit is een gevolg van de huidige arbeidsmarkt en niet uniek voor onze gemeente. Daar waar inhuur wordt ingezet voor vervanging tijdens (ziekte)verlof is sprake van eenmalige uitgaven om de continuïteit te borgen.

De verwachting is dat deze krapte op de arbeidsmarkt voorlopig nog aanhoudt. Dat dit gevolgen heeft voor onze uitgaven is duidelijk. Welke dat precies zijn, kunnen we nog niet voorzien en kan per periode verschillen. Wij informeren u periodiek bij de begrotingswijzigingen.

We werken op veel beleidsterreinen nauw samen in de regio. Dit doen we omdat een aantal gemeentelijke taken eenvoudigweg niet door individuele gemeenten kunnen worden opgepakt. Wij zijn alert op mogelijkheden en kansen voor samenwerking. We beoordelen of samenwerking of uitbesteden van taken leidt tot betere dienstverlening, meer continuïteit of lagere kosten. Of dat het juist beter is om het werk ‘in huis’ te organiseren. Daarnaast is het van belang dat wij regionaal de belangen van Midden-Delfland blijven vertegenwoordigen en een sterke partner zijn in deze samenwerkingen.

De gemeente streeft het behoud van een hoge kwaliteit van dienstverlening na. De vragen en behoeften van onze inwoners staan hierin centraal. Wij vinden het belangrijk dat onze inwoners zich gehoord en begrepen voelen. Op uiteenlopende terreinen meten wij periodiek de klanttevredenheid van onze inwoners (te denken valt aan de jaarlijkse cliënttevredenheidsonderzoeken in het sociaal domein, zoals voor de Wmo). Dergelijke onderzoeken bevestigen dat de dienstverlening in onze kleinschalige organisatie nabij en op orde is. In het kader van de dienstverleningsvisie heeft eind 2023 een breder onderzoek plaatsgevonden naar de dienstverlening. Met de uitvoeringsagenda die daarop volgt, werken we concreet aan de verbetering van dienstverlening. Ook de telefonische bereikbaarheid heeft blijvend onze aandacht nodig, zeker in de tweede lijn. De kwaliteit van de dienstverlening staat centraal.

Digitalisering

Digitalisering is cruciaal voor gemeenten. Het draagt bij aan het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers, efficiënter werken, bevorderen van transparantie en gegevens-gestuurd beleid te voeren. Daarvoor is digitale transformatie nodig. Dit brengt naast kansen, ook uitdagingen met zich mee. Onze aandacht gaat de komende jaren uit naar hoe we deze digitale transformatie kunnen vormgeven en welke rollen en taken we zelf uitvoeren en welke we uitbesteden.

Zo is steeds meer data beschikbaar om gegevens-gestuurd te werken. Dit vraagt om (meer) koppelingen tussen applicaties en dat maakt ook de infrastructuur complex. Om wendbaar te blijven, is het belangrijk om goed inzicht te hebben en te houden. Onze focus de komende periode ligt op het vinden van evenwicht vinden tussen digitalisering, uitbesteding en regievoering voor goede, effectieve dienstverlening. Dat vindt onder meer zijn weerslag in de samenwerking(svorm) met de gemeente Westland en andere partners dan wel leveranciers.

VerSAASing

VerSAASing, het gebruik van het SaaS-model (Software as a Service), is nu en de komende jaren een belangrijke (en onontkoombare) trend voor gemeenten. Het biedt ons voordelen zoals schaalbaarheid, flexibiliteit, eenvoudig onderhoud en updates, en verbeterde toegankelijkheid en samenwerking. Deze verandering vereist echter ook een aanpassing van onze organisatie, met nieuwe functies, rollen en vaardigheden voor medewerkers. Het vraagt ook dat we zorgvuldig onze serviceproviders selecteren en samenwerken, rekening houdend met de afhankelijkheid en het minimaliseren van risico's. Denk hierbij aan risico's voor beveiliging. Met name Centric heeft een koers aangegeven om de nog lokaal geïnstalleerde applicaties te migreren. Hier zijn we al mee gestart en continueren we ook in 2024 en 2025.

In 2024 beleggen we een aantal uitvoerende taken in lijn met de verSAASing van applicaties extern. Zo kijken we bijvoorbeeld hoe we business intelligence als dienst kunnen afnemen om data-analyses te kunnen uitvoeren waarmee we data kunnen combineren om inzichten te verkrijgen en daar gericht op te sturen. Ook onderzoeken we hoe we de specialistische taken in het monitoren van koppelingen en het gegevensverkeer het beste kunnen beleggen.

Dienstverleningsovereenkomst ICT met Westland

We willen de overeenkomst met de gemeente Westland al enige tijd herzien. Vanwege de razendsnelle ontwikkelingen op ICT hebben we de huidige overeenkomst tweemaal voor beperkte periode verlengd. De nieuwe overeenkomst is gericht op het beheer van de cloud-omgeving waarin systeemsoftware draait en af te nemen diensten voor bestaande en nieuwe uitvoerende ICT-beheertaken. In 2024 wordt de nieuwe aangepaste dienstverleningsovereenkomst vastgesteld. Hierbij behouden we de mogelijkheid om zowel in technische als organisatorische zin te kunnen ontvlechten als blijkt dat een andere contract vorm of samenwerking beter past bij de ontwikkelingen.

Programma Eigentijdse ICT

Wij werken samen met de gemeente Westland aan het overkoepelende, omvangrijke programma Eigentijdse ICT (EICT). Doel van EICT is een stabiele, veilige, flexibele en schaalbare omgeving voor medewerkers waarbij de continuïteit geborgd is. Veel lopende en geplande projecten maken hiervan onderdeel uit. Onderdelen van dit programma bestaan o.a. uit de cloud-omgeving van Microsoft Azure en het moderniseren van de (digitale) werkplek.

In 2024 brengen we ons datacenter naar de cloud. Dat betekent dat we geen investering meer doen in hardware, maar dienstverlening vanuit exploitatiebudgetten gaan afnemen. Dit betekent ook dat we in 2023 al starten met dit proces terwijl de hardware nog niet compleet is afgeschreven. We starten in 2024 ook met nieuwe digitale werkplekken en er wordt al rekening gehouden met nieuwe vormgeving van bedrijfscontinuïteitsmanagement zoals uitwijk bij storingen of uitval van ICT.

Er ligt bij dit programma een relatie met het lopende project voor de transitie naar Office365. Het geheel heeft grote impact op de werkwijze van onze medewerkers. We geven daarom op dat vlak extra aandacht in de vorm van training en ondersteuning.

Europese aanbesteding vervanging storageomgeving naar cloud

De storageomgeving moet worden vervangen. Hiervoor zijn in de meerjarenbegroting al middelen opgenomen voor 2025. Nieuwe ontwikkelingen leiden ertoe dat het aantrekkelijker (en uiteindelijk goedkoper is) om dit project in 2024 uit te voeren. We werken hierin samen met de gemeente Westland. De voorbereiding hiervoor is in 2023 gestart.

Beveiliging informatie en continuïteit bedrijfsvoering

Technologische ontwikkelingen blijven elkaar razendsnel opvolgen. Daarbij volgt elke keer de roep van inwoners en ondernemers, maar ook van medewerkers, college en raad om er gebruik van te maken. Tegelijkertijd wordt de informatiebeveiliging steeds complexer, zowel het technische als het organisatorische deel, door het aantal digitale toepassingen in de organisatie.

Gemeentelijke informatievoorzieningen bevatten veel vertrouwelijke en privacygevoelige gegevens. Dat maakt ze erg interessant voor kwaadwillende. Al die systemen, gemeentelijke applicaties, registraties, koppelingen ertussen, netwerkapparatuur en werkplekken in een gemeente hebben ieder hun eigen eisen en uitdagingen als het gaat om informatieveiligheid. Het is een open deur dat wij onze informatiebeveiliging op orde moeten hebben.

SIEM-SOC

Om cyberaanvallen tijdig op te sporen en af te wenden is intelligente monitoring van ons IT-landschap dan ook noodzakelijk. Hiervoor bestaan SIEM- (Security Information & Event Management) en SOC -oplossing (Security Operations Center. Een SIEM is de technische oplossing en het SOC is de organisatie van specialisten die alle IT-security gerelateerde taken uit het SIEM kan begeleiden en uitvoeren. In het vierde kwartaal van 2023 startten we samen met de gemeente Westland een aanbesteding voor een dergelijke oplossing. Deze is naar verwachting eerste kwartaal 2024 gereed waarna het SIEM-SOC ingericht en operationeel wordt.

Uitwijk bij calamiteiten

We zijn verplicht om onze bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Dat betekent dat we na een verstorend incident, de vereiste dienstverlening kunnen blijven leveren. We beschikken over een uitwijkcontract, deze voorziet in het minimale, maar herziening is nodig. In 2023 onderzochten we de uitwijkmogelijkheden voor de verplichte processen. Hieronder vallen onder meer de fysieke klant contact werkzaamheden voor de processen van burgerzaken. We richten ons niet op de vervanging van een uitwijksysteem voor onze fysieke ICT omgeving. We willen dit ondervangen door voor deze processen versneld te migreren naar de cloud en verSAASing van applicaties. Beheer, veiligheid, de bedrijfscontinuïteit met standaard inclusieve diensten als back-up en uitwijk maken standaard onderdeel uit van cloud diensten.

Privacy

We hebben inmiddels een stevig privacy fundament en we bouwen daar in 2024 verder aan. We hebben een privacy-organisatie die het management, de medewerkers en bestuurders ondersteunt en adviseert over privacy. De komende jaren blijft het privacy bewustzijn een belangrijk aandachtspunt, evenals de verdere professionalisering en het detecteren van risico’s. Specifiek aandacht heeft ook de verdere implementatie van de Wet open overheid. Eveneens heeft de Wet politiegegevens (Wpg) onze aandacht. Werkgevers van boa’s met opsporingstaken (onder andere gemeenten) zijn verplicht om jaarlijks een interne audit uit te voeren. Ook is er elke vier jaar een externe audit nodig.

Aandacht voor doelgroepgerichte communicatie en participatie blijft onverminderd groot. Voor een open oriëntatie naar de samenleving is het vroegtijdig betrekken van inwoners van belang. De belangen, meningen en creativiteit van inwoners en ondernemers komen daardoor eerder op tafel. Participatie maak daarom inmiddels onderdeel uit van onze manier van werken. Concrete projecten in de directe leefomgeving met een korte doorlooptijd én duidelijk verwachtingsmanagement lenen zich het best voor participatie. We zijn daarom vooraf eerlijk over de invloed die inwoners hebben en we zijn duidelijk over wie welke rol heeft in het proces.

Onze dienstverlening moet goed zijn en blijven. Dat betekent in ieder geval dat wij begrijpelijke taal gebruiken in onze communicatie. Klantgerichte en begrijpelijke communicatie maakt onderdeel uit van ons inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. We willen hieraan een extra impuls geven. Dit doen we in 2024 voor alle medewerkers. Daarna borgen we educatie op dit gebied door dit op te nemen in ons opleidingsprogramma voor permanente educatie.

In de communicatiebudgetten zijn middelen beschikbaar voor ‘business as usual’. Zoals budget voor publicaties in De Schakel Midden-Delfland en de kosten voor systemen. Daarbij was weinig ruimte voor het updaten van onze communicatiemiddelen. Wij hebben een unieke identiteit en het is belangrijk om de meerwaarde hiervan en de kracht van ons landschap te blijven communiceren. Onze voorraad stockfoto's waaruit wij putten voor alle mogelijke uitingen is geactualiseerd en hierna volgt een aantal basis (corporate) communicatiemiddelen.

Het is van belang onze unieke identiteit ook goed tot uitdrukking te laten komen in de arbeidsmarktcommunicatie. De komende jaren gaat hier meer aandacht naar uit.