Bedrijfsvoering

Het Cittaslow denken en Thuis! In Midden-Delfland vormen de basis voor de manier waarop wij (samen)werken en omgaan met de uitdagingen die er zijn. Dit betekent dat we werken met aandacht voor elkaar; dat we handelen vanuit gastvrijheid en vakmanschap en werken vanuit de bedoeling van wetten en regels. Zo ontwikkelen we een organisatie waar de focus ligt op mensen die met plezier bijdragen aan de ontwikkeling van Midden-Delfland. Dit heeft zich vertaald in een organisatievisie die leidend is bij het inrichten van ons sociaal beleid. Wij streven naar een hoge kwaliteit van werk, zodat we een goede en kwalitatieve dienstverlening blijven bieden naar onze inwoners en ondernemers. In 2025 hebben we deze koers voortgezet.

Ontwikkeling van de arbeidsmarkt

De arbeidsmarkt was in 2025 landelijk gezien minder krap, wat een verdere positieve ontwikkeling is in vergelijking met voorgaande jaren. Deze trend was ook zichtbaar binnen onze gemeentelijke organisatie. Door de opgaven die vanuit het Rijk, met name op het gebied van het sociaal domein, op ons afkwamen was onze vraag naar personeel hoger. De vacatures werden echter goed ingevuld waardoor de bezetting hoger en daardoor het aantal openstaande vacatures lager was. Onze opgaven, het unieke landschap, de kleinschalige structuur en de welkome cultuur dragen we uit tijdens de werving van nieuw personeel. Hierin onderscheiden we ons van andere gemeenten in de regio, wat zorgt voor een aantrekkingskracht op nieuwe kandidaten.

De formatie is licht gestegen in 2025. We hebben kwalitatieve, betrokken en gemotiveerde mensen aangetrokken die bewust kiezen voor werken bij de gemeente Midden-Delfland. Zij voelen zich verbonden aan de identiteit van onze gemeente en hebben vaak een hoge behoefte aan veelzijdig werk. Die afwisseling kunnen wij de medewerkers bieden. In totaal zijn er in 2025 33 medewerkers ingestroomd en 18 medewerkers uitgestroomd.

Er zijn nog wel vacatures die moeilijk in te vullen zijn, dit geldt met name voor functies binnen het ruimtelijk domein en informatievoorziening. Door in te zetten op jong talent, vullen we ook hier vacatures in en bouwen we aan onze organisatie.

Inhuur noodzakelijk

Hoewel we de meeste vacatures snel en met gekwalificeerde kandidaten hebben vervuld, bleef het noodzakelijk om extern personeel in te zetten. Dit gold ook voor de toename van (tijdelijke) taken. Door extern personeel in te schakelen, konden we de basisbezetting op peil houden, voldoende uitvoeringskracht borgen en de kwaliteit van onze dienstverlening op peil houden. Net als in 2024 was het inhuren van extern personeel de meest effectieve manier om (erg) moeilijk vervulbare vacatures te vervullen, ziekte op te vangen en tijdelijke expertise in te zetten. We zien in 2025 een duidelijke daling van het aantal ingehuurde krachten (van 43 in Q1 naar 26 in Q4). De inzet van externe capaciteit is vooral gericht geweest op tijdelijke, specialistische expertise en niet op structurele vervanging wegens ziekte of vervulling van vacatures. Dit benadrukt dat onze interne personele basis steviger is geworden.

Duurzame inzetbaarheid bevorderen

Duurzame inzetbaarheid houdt in dat medewerkers nu en in de toekomst gezond en met plezier waardevol werk kunnen blijven doen dat past bij hun talenten, ambities en mogelijkheden. In 2025 hebben we een visie op werk en welzijn ontwikkeld die vertaald is naar een tweejarig programma werk en welzijn. Dit programma is gebaseerd op vijf pijlers: vitaliteit, arbeidsomstandigheden, verzuim en inzetbaarheid, leren en ontwikkelen en veiligheid. In 2025 is een vitaliteitsbeleid ontwikkeld en gestart met de implementatie daarvan in de organisatie. Zo zal elke pijler in de komende jaren verankerd worden in de organisatie. Door te blijven investeren in duurzame inzetbaarheid verbinden we de medewerker nog meer aan onze organisatie.

In 2025 hebben we ook het 'Goede Gesprek' doorontwikkeld. Teamleiders en medewerkers gaan gedurende het jaar regelmatig met elkaar in gesprek over onder andere prestaties, groei, welzijn en veiligheid. Dit heeft er mede toe geleid dat het ziekteverzuim is gedaald: 7,4% in 2024 naar 5,2% in 2025. Daarmee komen we bij het landelijk gemiddelde. Dit levert een kostenbesparing op en een hogere inzetbaarheid hetgeen weer ten goede komt aan de dienstverlening.

Het managementontwikkeltraject

De teamleiders spelen een belangrijke rol in zowel de ontwikkeling van het team als de groei van individuele medewerkers. Ze zorgen ook voor het behalen van goede resultaten die bijdragen aan de doelen van de afdeling en de organisatie. Om deze rol goed uit te voeren, volgden de teamleiders ook in 2025 een speciaal managementontwikkeltraject. Dit programma is op maat gemaakt en biedt naast trainingen ook ruimte voor coaching, intervisie en de ontwikkeling van het managementteam zelf.

Per 1 april 2025 een nieuwe CAO

De cao loopt van 1 april 2025 tot en met 31 maart 2027. In deze cao zijn meerdere salarisstijgingen afgesproken:

• Per 1 april 2025 zijn de salarissen gestegen met 2%
• Per 1 oktober 2025 is daar een salarisverhoging van 1,85% bijgekomen.

We werken op veel beleidsterreinen nauw samen in de regio. Dit doen we omdat een aantal gemeentelijke taken eenvoudigweg niet door individuele gemeenten kan worden opgepakt. Wij zijn alert op mogelijkheden en kansen voor samenwerking. We beoordelen doorlopend of het uitbesteden van taken of samenwerking in de uitvoering daarvan leidt tot betere dienstverlening, meer continuïteit of lagere kosten. Of dat het juist beter is om het werk ‘in huis’ te organiseren. Ook is van belang dat wij regionaal de belangen van Midden-Delfland blijven vertegenwoordigen en een sterke partner zijn in de samenwerkingen.

De gemeente streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening. De vragen en behoeften van onze inwoners staan hierin centraal. Wij vinden het belangrijk dat onze inwoners zich gehoord en begrepen voelen. Met de uitvoeringsagenda dienstverlening zetten we duidelijk stappen in de verbetering van dienstverlening. Een toelichting op de inzet en resultaten in 2025 is opgenomen in het programma Bestuur en Veiligheid.

VerSAASing en Digitale Transformatie

In 2025 hebben we het programma E-ICT afgerond. Binnen dit programma hebben we de vervanging van het datacenter en de overstap naar SaaS in samenhang uitgevoerd. Daarmee hebben we een belangrijke stap gezet in de digitale transformatie van onze organisatie.

We hebben het traditionele datacenter uitgefaseerd en een groot deel van het applicatielandschap gemigreerd naar SaaS-oplossingen. Hierdoor is het aantal on-premise systemen aantoonbaar afgenomen en zijn flexibiliteit, schaalbaarheid en de financiële en technische beheersbaarheid van onze IT-omgeving verbeterd. Tegelijkertijd hebben we het applicatielandschap verder vereenvoudigd en opgeschoond. Over deze rationalisatie hebben we gerapporteerd via begrotingswijzigingen.

Tijdens de uitvoering hebben we veel aandacht besteed aan de adoptie van de nieuwe werkwijze. Dit blijkt van grote waarde voor het duurzaam borgen van veranderingen. In 2026 bouwen we hier gericht op voort.

We hebben daarnaast de soevereiniteit van kritische bedrijfsprocessen geborgd, waarbij de regie binnen de eigen organisatie blijft. Het team Informatievoorziening heeft de stap naar regievoering verder gezet, onder meer door nieuwe rollen te ontwikkelen, digitale vaardigheden te versterken en beheer- en regieprocessen opnieuw in te richten. Het team denkt actief mee op tactisch en strategisch niveau.

Ook hebben we het leveranciersmanagement versterkt. We hebben de belangrijkste afhankelijkheden en risico’s bij serviceproviders, zoals Microsoft, Centric en het samenwerkingsverband met de gemeente Westland, in kaart gebracht. In 2026 doen we voorstellen om deze afhankelijkheden verder te beperken en risico’s te verkleinen.

We zijn gestart met het opstellen van het informatiebeleidsplan 2026–2030. Hierbij ligt de nadruk op het versterken van governance, het beleggen van eigenaarschap, het verbeteren van datakwaliteit, het optimaliseren van processen en het vergroten van adoptie binnen de organisatie.

Zaakgericht werken & archivering

Het is belangrijk om informatie goed op te slaan, te beheren en te delen. Daarom werken we constant aan het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Zo volgen we de juiste processen en bewaren we informatie niet langer dan wettelijk toegestaan. In het kader daarvan hebben we in 2025 een groot deel van het archief van de voormalige gemeente Schipluiden bewerkt. Een deel ervan is volgens wettelijke termijnen vernietigd en een groot deel is voor permanente bewaring overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

In 2025 is de transitie naar Office365, als onderdeel van het overkoepelde project Eigentijdse ICT, volledig afgerond. De overstap heeft grote impact gehad op de werkwijze van onze medewerkers. We hebben in 2025 daarom extra aandacht gegeven aan training en ondersteuning. Dit heeft een sterke relatie met het beter digitaal toegankelijk maken en beheren van informatie, en we verbeteren steeds onze processen en dienstverlening.

De gemeente Midden-Delfland heeft een Gemeenschappelijke Regeling met Stadsarchief Delft. Deze dateert uit 2004 en wordt geactualiseerd qua diensten en kosten passend aan de huidige tijd. De nieuwe regeling is in de gemeente Delft eind 2025 de Bestuurlijke Besluitvormingsprocedure ingegaan. Naar verwachting leggen we deze regeling in het tweede kwartaal van 2026 ter goedkeuring voor aan de raad.

Informatieveiligheid

NIS2/BIO 2.0
De groeiende complexiteit van gemeentelijke systemen en de verscherpte eisen vanuit NIS2 en BIO 2.0 maken een sterke informatiebeveiliging essentieel. In 2025 is daarom gericht geïnvesteerd in de benodigde capaciteit. Hiermee zijn de coördinatie en het risicobeheer versterkt, zodat de organisatie blijvend voldoet aan de noodzakelijke veiligheidsnormen. Hiervoor is ruimte gemaakt binnen bestaand budget door andere keuzes te maken.

SIEM en SOC
We hebben in 2025 belangrijke stappen gezet om de monitoring van ons IT-landschap te versterken. De aanbesteding voor een gezamenlijke SIEM- en SOC oplossing met de gemeente Westland, die in 2024 werd voorbereid, is in 2025 afgerond. Hiermee is een solide basis gelegd voor het tijdig opsporen en bestrijden van cyberaanvallen. De implementatie is in het tweede kwartaal gestart en beide componenten worden gefaseerd in gebruik genomen, zodat deze wettelijke vereisten uit Europese regelgeving volledig kunnen worden geïntegreerd in onze beveiligingsinfrastructuur.

Privacy

Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) werkt de gemeente toe naar een gemanaged kwaliteitsniveau in de bescherming van persoonsgegevens: volwassenheidsniveau 4 op een schaal van 1 tot 5. Niveau 4 houdt in dat er een hoog bewustzijn is. Ook vindt er een continue bijsturing van maatregelen plaats op basis van meetbaarheid, rekenschap en terugkerende evaluaties.

In 2025 heeft de organisatie verdere stappen gezet om het kwaliteitsniveau in de bescherming van persoonsgegevens te verhogen. Concreet is dit terug te zien in de betrokkenheid van privacy aan het begin van nieuwe processen. Denk bijvoorbeeld aan het sluiten van verwerkersovereenkomsten en het opstellen van protocollen. Dit komt mede doordat we in 2025 ook zijn gestart met het werken met 'businesscases' voor IT projecten, privacy is daar onderdeel van. Verder zijn de bestaande initiatieven, zoals privacy-ambassadeursoverleggen en bewustwordingsacties in stand gehouden.

Daarnaast wordt structureel aandacht besteed aan de omgang met datalekken. Hieronder valt het actief melden en analyseren van incidenten en het implementeren van preventieve maatregelen om herhaling te voorkomen. De gemeente heeft namelijk de verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en andere betrokkenen. In 2025 zijn 13 datalekken gemeld, waaronder ook een datalek ontstaan bij een derde partij.

Tot slot heeft er in 2025 een onderzoek plaatsgevonden naar aanleiding van een tweetal datalekken en een ander incident, welke niet als datalek is gekwalificeerd. Uit dit onderzoek blijkt dat de basis voor privacy en informatiebeveiliging op orde is. De aanbevelingen die daarnaast zijn gedaan over de specifieke zaken zijn overgenomen.

In 2025 hebben we verder gewerkt aan de ontwikkeling van een moderne en toegankelijke huisstijl, begrijpelijke taal en duidelijke communicatie bij projecten die veel impact hebben op inwoners.

Heldere Taal
In het kader van het programma Heldere Taal organiseerden we in 2025 activiteiten rond onder andere laaggeletterdheid, foutloos schrijven op B1-niveau en het voeren van het gesprek met inwoners. Collega’s konden daarnaast terecht bij taalcoaches voor hulp en advies.

Ook zijn we gestart met een pilot voor een speciaal voor onze gemeente ontwikkelde AI-schrijftool. Deze ondersteunt collega’s bij het schrijven volgens onze stijlrichtlijnen en draagt bij aan duidelijke en eenduidige communicatie.

Huisstijl
In 2024 zijn we gestart met het restylen van onze huisstijl. In 2025 ontwikkelden we deze verder. Daarmee zorgen we voor een huisstijl die voldoet aan de webrichtlijnen voor toegankelijkheid (voor zoveel mogelijke inwoners) met een moderne en herkenbare uitstraling op al onze kanalen.

Uit duurzaamheidsoverwegingen zijn nog niet alle communicatiemiddelen aangepast. De aanpassing van de vele brief-, formulier- en rapportsjablonen vraagt meer tijd. Deze passen we in 2026 aan, mogelijk met behulp van normal.dot.

Projectcommunicatie en participatie
Goede communicatie is extra belangrijk bij projecten die direct invloed hebben op de leefomgeving van inwoners. Daarom hebben we ook in 2025 ingezet op duidelijke informatie en betrokkenheid.

AZC Den Hoorn
Met het oog op de ingebruikname van het AZC begin 2026 hebben we in 2025 intensief ingezet op informatie en gesprek. Via bijeenkomsten, inloopmomenten en verschillende communicatiekanalen informeerden we inwoners en ondernemers. We gingen in gesprek over vragen, zorgen en verwachtingen.

Dorpenvisie
Als vervolgstap op de Toekomstvisie Midden-Delfland 2050 zijn we in 2025 gestart met de voorbereiding van het participatietraject voor de Dorpenvisie. De participatie is begin januari gestart, onder andere met een swipocratie en praatstands in de dorpen. De uitwerking van de uitkomsten en de terugkoppeling volgen in 2026.

Aardgasvrij
Ook bij de voorbereiding van de transitie naar aardgasvrij hebben we inwoners betrokken. Via een online en offline onderzoek konden zij hun mening geven. Daarnaast dachten inwoners mee in een meedenkgroep. De resultaten worden verwerkt in het warmteprogramma.

De gemeente heeft een frauderisicoanalyse opgesteld en concludeert dat de belangrijkste risico’s aandacht hebben en zijn/ worden ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie. Het college van burgemeester en wethouders heeft geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat zich fraudes hebben voorgedaan in het afgelopen boekjaar.

Verantwoordingscriteria Rechtmatigheid

Met ingang van het verantwoordingsjaar 2023 legt het College van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording af. Met deze verantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening 2025 verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De rechtmatigheidsverantwoording gaat enkel in op de fouten en onduidelijkheden die tot stand komen op de zuivere rechtmatigheidscriteria zijnde het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en M&O criterium.

Begrotingscriterium:

Financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld.

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Hierop zijn de volgende bepalingen van toepassing:

A. Overschrijding van lasten wordt als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1.Wanneer sprake is van afwijking, waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

2.Wanneer sprake is van afwijking op een open-einde regeling.

3.Wanneer afwijking is geautoriseerd d.m.v. de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

4.Wanneer de afwijking is toegelicht in de decemberbrief aan de raad.

5.Wanneer de afwijking dusdanig laat bekend was dat deze niet meer meegenomen kon worden in een tussentijdse rapportage.

B. Overschrijding van baten en onderschrijding van baten, lasten en investeringskredieten zijn rechtmatig mits de raad tijdig is geïnformeerd.

De raad is tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen door vermelding van de afwijking met een toelichting in tussentijdse rapportages of bij
de jaarrekening.

In de Financiële jaarrekening 2025, onderdeel Analyse begrotingsafwijkingen is een nadere toelichting opgenomen van de begrotingsafwijkingen.

Conclusie:

In beginsel zijn de totale (bruto) afwijkingen in het begrotingscriterium van € 2.791.433 onrechtmatig waarvan voor € 2.733.582 als acceptabel wordt beschouwd . Per programma is bij het onderdeel 'wat heeft het gekost' toegelicht waarom de werkelijke baten en lasten afwijken van de begroting. Echter deze afwijkingen zijn door de gemeente Midden-Delfland, op basis van de financiële verordening 2026 grotendeels als acceptabel bestempeld waardoor de netto begrotingsonrechtmatigheid uitkomt op een bedrag van € 57.851. De specificatie kunt u terug vinden in het hoofdstuk Jaarrekening bij het onderdeel Rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaardencriterium:

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

In de 1e lijn (binnen de teams) is in eerste instantie geregeld dat de actuele wet- en regelgeving wordt gebruikt. Daarnaast wordt bij de Verbijzonderde Interne Controle ook gecontroleerd of de juiste wet- en regelgeving is toegepast bij de betreffende processen.

Aanbestedingen

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2025 is ook dit jaar prioriteit gesteld aan de spendanalyses waarin de uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur worden beoordeeld. Zowel bij de interim-controle als bij de jaarrekening controle wordt een spendanalyse uitgevoerd. De controles vinden plaats op de totale kosten per crediteur boven de Europese aanbestedingsdrempel van € 221.000 (drempel van 2025) en daarnaast ook nog op crediteuren die alleen in 2025€ 50.000 euro of meer als kosten hadden.

Uit deze spendanalyse zijn geen onrechtmatigheden gebleken. De twee onrechtmatigheden uit 2024 zijn hersteld door nieuwe contracten af te sluiten.

Sociaal domein

Bij de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle zijn geen fouten geconstateerd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:

Onder misbruik wordt verstaan:

Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:

Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Binnen de gemeente Midden-Delfland worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om het misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle bij de controle op de processen achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast met het juiste doel en de strekking daarvan.

In 2025 zijn er geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.