Bedrijfsvoering

Het Cittaslow denken en Thuis! In Midden-Delfland vormen de basis voor de manier waarop wij (samen)werken en omgaan met de uitdagingen die er zijn. Dit betekent dat we werken met aandacht voor elkaar; dat we handelen vanuit gastvrijheid en vakmanschap en werken vanuit de bedoeling van wetten en regels. Zo ontwikkelen we een organisatie waar de focus ligt op mensen die met plezier bijdragen aan de ontwikkeling van Midden-Delfland. Dit heeft zich vertaald in een organisatievisie die door het directieteam in samenwerking met de teamleiders eind 2022 is vastgesteld. Deze organisatievisie is leidend bij het inrichten van ons sociaal beleid. Wij streven naar een hoge kwaliteit van werk, zodat we een goede en kwalitatieve dienstverlening blijven bieden naar onze inwoners en ondernemers. In 2024 hebben we deze koers voortgezet.

De arbeidsmarkt heeft zich verder ontwikkeld

De arbeidsmarkt was in 2024 landelijk gezien iets minder krap, wat een positieve ontwikkeling is in vergelijking met voorgaande jaren. Deze trend was ook zichtbaar binnen onze gemeentelijke organisatie. In tegenstelling tot het historisch hoge aantal vacatures bij andere gemeenten, zagen wij een daling in het aantal openstaande vacatures. Ook was de vraag naar personeel was minder groot dan voorgaande jaren. Onze opgaven, het unieke landschap, de kleinschalige structuur en de welkome cultuur dragen we uit tijdens de werving van nieuw personeel. Hierin onderscheiden we ons van andere gemeenten in de regio, wat zorgt voor een aantrekkingskracht op nieuwe kandidaten.

Nog steeds zijn er vacatures die erg moeilijk in te vullen zijn, dit geldt met name voor juridische- en (management) functies binnen het ruimtelijk domein. Administratieve en uitvoerende functies waren sneller ingevuld.

In 2024 zijn regionaal twee initiatieven gestart waar wij ons bij aan hebben gesloten:

1. Regionale arbeidsmarktsamenwerking geïnitieerd door de provincie Zuid-Holland. Dit initiatief richt zich op het verbeteren van de arbeidsmarkt in Zuid-Holland door middel van regionale samenwerking. Het doel is om de vraag en het aanbod op de regionale arbeidsmarkt beter op elkaar af te stemmen. Dit kan onder andere door het versterken van de samenwerking tussen gemeenten. De provincie heeft een coördinerende rol.

2. Regionale samenwerking inzet gepensioneerden geïnitieerd door gemeenten in de regio. Dit initiatief richt zich op het activeren van gepensioneerden in de regio, zodat zij hun ervaring en kennis kunnen inzetten binnen de gemeentelijke organisatie.

Beide initiatieven zijn een reactie op regionale uitdagingen zoals het vinden van geschikt personeel en het benutten van de vaardigheden van gepensioneerden, die vaak over een schat aan ervaring beschikken.

Formatie, bezetting en vacatures

De formatie is stabiel gebleven in 2024. De bezetting is iets hoger en de vacatures zijn iets afgenomen. We hebben kwalitatieve, betrokken en gemotiveerde mensen aangetrokken. Tijdens de werving van nieuw personeel hebben we ingezet op ons sterke merk. Kandidaten kiezen bewust voor werken binnen gemeente Midden-Delfland. Zij voelen zich verbonden aan de identiteit van onze gemeente en zij hebben vaak hoge behoefte aan veelzijdig werk.

Die afwisseling kunnen wij de medewerkers bieden. In totaal zijn 24 medewerkers ingestroomd en 16 medewerkers uitgestroomd.

Inhuur bleef noodzakelijk

Hoewel we de meeste vacatures snel en met gekwalificeerde kandidaten hebben vervuld, bleef het noodzakelijk om extern personeel in te zetten. Dit gold ook voor de toename van (tijdelijke) taken. Door extern personeel in te schakelen, konden we de basisbezetting op peil houden, voldoende uitvoeringskracht borgen en de kwaliteit van onze dienstverlening op peil houden. Net als in 2023 was het inhuren van extern personeel de meest effectieve manier om (erg) moeilijk vervulbare vacatures te vervullen, ziekte op te vangen en tijdelijke expertise in te zetten.

We blijven duurzame inzetbaarheid bevorderen

Duurzame inzetbaarheid houdt in dat medewerkers nu en in de toekomst gezond en met plezier waardevol werk kunnen blijven doen dat past bij hun talenten, ambities en mogelijkheden. Duurzame inzetbaarheid van medewerkers wordt bevorderd door verschillende factoren. Onze organisatie heeft in 2024 vooral ingezet op opleiding en ontwikkeling om de inzetbaarheid van de medewerkers te stimuleren. Door te investeren in duurzame inzetbaarheid verbinden we de medewerker nog meer aan onze organisatie.

Leren en ontwikkelen als middel

De organisatie is en blijft in ontwikkeling en zo ook de teams en de individuele medewerkers. Belangrijk is dat de juiste medewerker op de juiste functie is geplaatst met de juiste randvoorwaarden, zodat de medewerker met plezier zijn werk verricht en goede prestaties levert. We geven de medewerkers de middelen om ons hogere doel te bereiken: het leveren van hoogwaardige en kwalitatieve dienstverlening aan de burgers, ondernemers en de gemeenschap. In 2024 hebben we de medewerkers gestimuleerd nog meer de regie te nemen op hun talent- en loopbaanontwikkeling. Voorop stond het leren en ontwikkelen van vaardigheden en vergroten van kennis. Niet alle individuele opleidingen waren voor 2024 begroot. Het opleidingsbudget heeft daardoor een overschrijding.

Door het stimuleren van ontwikkeling zijn medewerkers meer in beweging gekomen en hebben zij in 2024 meer opleidingen, trainingen en coaching gevolgd. Dit beleid heeft onder andere geleid tot doorstroom van 15 medewerkers. Deze medewerkers hebben een nieuwe uitdaging gevonden binnen de organisatie. Zij groeien en ontplooien zich verder.

Voorlopig geen opleidings- en leerplatform

Het ontwikkelen van een opleidings- en leerplatform in 2024 om beter grip te krijgen op de trainingen, opleidingen en coaching is niet gerealiseerd. Wel is een verdeling in het opleidingsbudget gemaakt om de kosten te monitoren en inzicht te krijgen in de effectiviteit van de aanvragen. Dit helpt om de uitgaven voor leren en ontwikkelen effectief te volgen en te beheren. Een belangrijke stap richting een meer gestructureerde aanpak van de leer- en ontwikkelingsactiviteiten binnen de organisatie.

Introductie van Het Goede Gesprek

In 2024 hebben we het 'Goede Gesprek' geïmplementeerd, waarbij leidinggevenden en medewerkers met elkaar in gesprek gaan over onder andere prestaties, groei, welzijn en veiligheid. Dit gesprek voeren zij niet eenmalig, maar doorlopend. Tijdens het Goede Gesprek spreken leidinggevenden en medewerkers ook over houding en gedrag. We stimuleren een open en pro-actieve werkhouding. Een houding die gericht is op samenwerking met inwoners en ondernemers. Waarbij het doel is om positief, oplossingsgericht en volgens de bedoeling te handelen.

Er vond een managementtraject plaats

De teamleiders spelen een belangrijke rol in zowel de ontwikkeling van het team als de groei van individuele medewerkers. Ze zorgen ook voor het behalen van goede resultaten die bijdragen aan de doelen van de afdeling en de organisatie. Om deze rol goed uit te voeren, volgden de teamleiders ook in 2024 een speciaal managementtraject. Dit programma is op maat gemaakt en biedt naast trainingen ook ruimte voor coaching, intervisie en de ontwikkeling van het managementteam zelf.

Het ziekteverzuim is gestegen

In onderstaand tabel leest u het ziekteverzuimpercentage van de afgelopen jaren van gemeente Midden-Delfland, alle gemeenten én het landelijk gemiddelde onderzocht door het CBS.

Het ziekteverzuimpercentage in 2024 is hoog te noemen. Dit betekent dat een aantal medewerkers minder gezond, inzetbaar en productief is geweest. De medewerker levert in op zijn vitaliteit en het kost de gemeente geld. Bovendien heeft ziekteverzuim invloed op de maatschappelijke doelen en resultaten die we willen behalen. Tot slot zorgt een hoog verzuim in potentie ook voor een hogere druk op de andere medewerkers.

Positief is het percentage nul-verzuim: 69 procent. Dit betekent dat 69 procent van het personeelsbestand zich in 2024 niet heeft ziek gemeld. Landelijk ligt dit percentage gemiddeld op 50 procent.

De oorzaken van verzuim zijn te verdelen in: werk, privé en pech. Samen met de bedrijfsarts hebben we de ziekteverzuimcijfers uitgediept. Het hoge verzuimpercentage komt door langdurig ziekteverzuim (43 – 366 dagen ziek). Voor de helft van het langdurig ziekteverzuim ligt de oorzaak in medische klachten (fysiek). De andere helft van het ziekteverzuim komt voort uit mentale klachten. Daarvan is de oorzaak deels werk- en deels privé gerelateerd. Langdurig zieke medewerkers begeleiden we naar duurzame re-integratie. In 2024 waren er meer re-integratietrajecten dan verwacht. Daardoor hebben we een overschrijding op het budget arbodienstverlening.

Aan de slag met drie belangrijke pijlers

Vitaliteitsbeleid, arbobeleid en inzetbaarheidsbeleid zijn drie belangrijke pijlers. Daarmee bevorderen we de gezondheid, het welzijn en de duurzame inzetbaarheid van medewerkers binnen de organisatie. De drie pijlers kunnen elkaar versterken en aanvullen als je ze samen oppakt. Het verbinden van deze beleidsgebieden helpt bij het creëren van een preventieve cultuur binnen de organisatie. Door vitaliteit-, arbo-en inzetbaarheidsbeleid in te zetten, kan de organisatie medewerkers ondersteunen in hun fysieke en mentale gezondheid. Dit verkleint de kans op langdurige ziekte of uitval.

Wij gaan met deze drie pijlers aan de slag. Ons streven is om de stijgende trend die de ziekteverzuimcijfers van de afgelopen jaren laten zien te stoppen. Ons doel is het verhogen van de inzetbaarheid van onze medewerkers en daarmee het verlagen van het ziekteverzuim.

Hybride werken wordt verder uitgediept

De kaders voor hybride werken staan en hybride werken wordt steeds verder ontwikkeld onder de noemer 'passende werkplek'. In 2024 is in kaart gebracht welke aanvullende maatregelen nog nodig en verplicht zijn. De kosten die daarmee gepaard gaan zijn opgenomen in de begroting 2025 - 2028.

Per 1 april 2025 liep de cao af

De cao liep van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2025. In deze cao waren meerdere salarisstijgingen afgesproken:

• Per 1 januari 2024 zijn de salarissen gestegen met 4,75%.
• Op 1 oktober 2024 is daar nog een salarisverhoging van 1,25% bijgekomen.

Dit betekent een loonstijging van 6% in 2024.

We werken op veel beleidsterreinen nauw samen in de regio. Dit doen we omdat een aantal gemeentelijke taken eenvoudigweg niet door individuele gemeenten kan worden opgepakt. Wij zijn alert op mogelijkheden en kansen voor samenwerking. We beoordelen doorlopend of het uitbesteden van taken of samenwerking in de uitvoering daarvan leidt tot betere dienstverlening, meer continuïteit of lagere kosten. Of dat het juist beter is om het werk ‘in huis’ te organiseren. Ook is van belang dat wij regionaal de belangen van Midden-Delfland blijven vertegenwoordigen en een sterke partner zijn in de samenwerkingen.

De gemeente streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening. De vragen en behoeften van onze inwoners staan hierin centraal. Wij vinden het belangrijk dat onze inwoners zich gehoord en begrepen voelen. Wij meten regelmatig de klanttevredenheid van onze inwoners. Dit doen we voor uiteenlopende terreinen. Er vindt bijvoorbeeld jaarlijks een cliënttevredenheidsonderzoek plaats voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Dit soort onderzoeken bevestigen dat de dienstverlening in onze kleinschalige organisatie nabij en op orde is. In het kader van de dienstverleningsvisie heeft eind 2023 een breder onderzoek plaatsgevonden. Met de uitvoeringsagenda die daarop volgde, zetten we duidelijk stappen in de verbetering van dienstverlening. Ook de telefonische bereikbaarheid heeft blijvend onze aandacht nodig, zeker in de tweede lijn. De kwaliteit van de dienstverlening staat centraal.

Digitalisering

Digitalisering is noodzakelijk voor gemeenten. Goed toegepast verbetert het de dienstverlening, wordt het werk efficiënter en ondersteunt het gegevensgestuurd beleid. Dit vraagt om een digitale transformatie met zowel kansen als uitdagingen. De komende jaren bepalen we welke taken we zelf uitvoeren en welke we uitbesteden. Meer data betekent meer koppelingen tussen applicaties, wat de infrastructuur ingewikkelder maakt. Om wendbaar te blijven, is goed inzicht onmisbaar. We zoeken een balans tussen digitalisering, uitbesteding en eigen regievoering voor effectieve dienstverlening. Dit komt terug in onze samenwerking met de gemeente Westland en andere partners.

VerSAASing

Het gebruik van het SaaS-model (voluit: Software as a Service) noemen we VerSAASing. Dit is nu en de komende jaren een belangrijke trend voor gemeenten. Een trend waar we niet aan ontkomen. Het biedt ons voordelen zoals flexibiliteit, eenvoudig onderhoud en updates, schaalbaarheid en verbeterde toegankelijkheid en samenwerking. Maar het vraagt ook een aanpassing van onze organisatie, met nieuwe functies, rollen en vaardigheden voor medewerkers. In 2024 hebben we de rollen en functies voor informatievoorziening aangepast en zijn we gestart met de manier van werken die past bij deze ontwikkeling. Ook de rol van de functioneel beheerders verandert hierdoor. In 2024 hebben we onderzoek gedaan naar het functioneel beheer in onze organisatie. De besluitvorming hierover vindt aan het einde van de eerste helft van 2025 plaats. VerSAASing vraagt ook dat we zorgvuldig zijn in het selecteren van en samenwerken met onze serviceproviders. Daarbij houden we rekening met de afhankelijkheid en het minimaliseren van risico's, zoals de risico's voor beveiliging. Vooral Centric heeft aangegeven hoe zij de nog lokaal geïnstalleerde applicaties willen migreren. Ook hierin hebben we in 2024 flinke stappen gezet en zitten we in het einde van de uitvoeringsfase. De verwachting is dat we in het tweede kwartaal 2025 alles hebben afgerond.

Dienstverleningsovereenkomst ICT met Westland

De overeenkomst met de gemeente Westland is in 2024 aangepast. Volgens de nieuwe overeenkomst beheert gemeente Westland de cloud-omgeving waarin systeemsoftware draait. Ook is daarin afgesproken welke diensten wij afnemen voor bestaande en nieuwe uitvoerende ICT-beheertaken. In 2025 evalueren we de nieuwe dienstverleningsovereenkomst en bepalen we wat de beste keuze is voor onze organisatie. Wellicht is een andere contractvorm of samenwerking nodig of past deze beter bij de ontwikkelingen op get gebied van informatievoorziening. In dat geval onderzoeken we ook de mogelijkheid om zowel in technische als organisatorische zin afscheid te nemen van gemeente Westland.

Programma Eigentijdse ICT

Wij werken samen met de gemeente Westland aan het overkoepelende, uitgebreide programma Eigentijdse ICT (EICT). Doel van EICT is het bieden van een stabiele, veilige, flexibele en schaalbare omgeving voor medewerkers zodat het werk zonder ongewenste onderbrekingen door kan gaan. Veel lopende en geplande projecten maken onderdeel uit van EICT. Denk bijvoorbeeld aan de cloud-omgeving van Microsoft Azure en het moderniseren van de (digitale) werkplek.

In 2024 brachten we ons datacenter naar de cloud. Dat betekent dat we geen investering meer doen in hardware, maar dienstverlening vanuit exploitatiebudgetten afnemen. In 2024 startten we ook met nieuwe digitale werkplekken en onderzochten we de vormgeving van bedrijfscontinuïteitsmanagement zoals uitwijk bij storingen of uitval van ICT (zie kopje uitwijk bij calamiteiten).

Het lopende project voor de transitie naar Office365 is ook onderdeel van het programma. In 2024 hebben we de pilots voor 'De nieuwe werkplek' succesvol afgerond. In 2025 gaat de rest van de organisatie over. Bij ongewijzigde omstandigheden is dit deel van het programma voor de zomer afgerond.

De overstap heeft grote impact op de werkwijze van onze medewerkers. We geven het daarom extra aandacht in de vorm van training en ondersteuning. Dit is in 2024 in gang gezet en loopt door in 2025.

Europese aanbesteding vervanging storageomgeving naar cloud

De storageomgeving moet worden vervangen. In de meerjarenbegroting zijn al middelen opgenomen voor 2025. De voorbereiding is in 2023 gestart. Door nieuwe ontwikkelingen bleek het aantrekkelijker en uiteindelijk goedkoper om dit project in 2025 uit te voeren. We werken hierin samen met de gemeente Westland.

Beveiliging informatie en continuïteit bedrijfsvoering

Het bedrijfscontinuïteitsmanagementbeleid (BCM) is in 2024 vastgesteld. We zijn gestart met plannen voor processen waarbij dienstverlening een grote rol speelt. Het eerste vastgestelde plan gaat over het proces 'betalen uitkeringen' en verzekert dat de betalingen doorgaan bij verstoringen. In 2025 bekijken we stapsgewijs meer processen. Hiermee waarborgen we de continuïteit van kritieke bedrijfsprocessen.

We besteden structureel aandacht aan digitale bewustwording rondom informatieveiligheid. Om krachtig en duidelijk te communiceren over deze thema's, werken we samen met het privacyteam. In 2024 hebben we verschillende middelen ingezet, zoals e-learnings en een social hackgame. Daarmee stimuleren we blijvende bewustwording. Ook hebben we een barometeronderzoek uitgevoerd om de stand van zaken binnen de organisatie te meten. De uitkomst kan worden vergeleken met eerdere metingen en geeft richting voor onze aanpak in 2025. We zien nu al een duidelijke verbetering ten opzichte van voorgaande jaren.

SIEM-SOC

Om cyberaanvallen op tijd op te sporen en tegen te gaan is het slim bewaken van ons IT-landschap noodzakelijk. Beide oplossingen (SIEM en SOC) zijn noodzakelijke onderdelen in een moderne beveiligingsinfrastructuur. Ook zijn ze wettelijk verplicht volgens de nieuwe Europese regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging. In 2024 zijn we gestart met de de aanbesteding voor de SIEM- (Security Information & Event Management) en SOC -oplossing (Security Operations Center. Dit doen we in samenwerking met de gemeente Westland, zodat we onze krachten kunnen bundelen. De voorbereiding van de aanbesteding is afgerond in 2024 en de implementatie vindt plaats in het tweede kwartaal van 2025. De verwachting is dat beide oplossingen volledig werken in het derde kwartaal van 2025.

Uitwijk bij calamiteiten

Om de vereiste dienstverlening bij een calamiteit te garanderen, hebben we in 2024 onderzoek gedaan naar uitwijkmogelijkheden voor wettelijk verplichte processen. Hierbij is ook gekeken naar de mogelijkheden van verSaaSing van de systemen naar de Cloud. Helaas bleek dit nog niet mogelijk. Daarom gaan we dit anders organiseren. De technische en fysieke uitwijk (waar plaats je je balies als je op een andere plek je dienstverlening moet opbouwen?) passen we aan. We zorgen voor een toekomstbestendige oplossing die voldoet aan de huidige regelgeving. Hiermee wordt de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd voor de verplichte processen.

Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) werkt de gemeente toe naar een gemanaged kwaliteitsniveau in de bescherming van persoonsgegevens: volwassenheidsniveau 4 op een schaal van 1 tot 5. Niveau 4 houdt in dat er een hoog bewustzijn is. Ook vindt er een continue bijsturing van maatregelen plaats op basis van meetbaarheid, rekenschap en terugkerende evaluaties.

In 2024 zijn aanzienlijke stappen gezet om dit volwassenheidsniveau te bereiken. Naast de bestaande initiatieven, zoals privacy-ambassadeursoverleggen en bewustwordingsacties, is er een meer doelgerichte aanpak ontwikkeld. Teams binnen de organisatie krijgen nu met op maat gemaakte maatregelen te maken, afgestemd op hun eigen werkdomein. Hierdoor ontvangen zij gerichte aandacht voor de meest relevante privacyaspecten.

Daarnaast wordt structureel aandacht besteed aan de omgang met datalekken. Hieronder valt het actief melden en analyseren van incidenten en het implementeren van preventieve maatregelen om herhaling te voorkomen. De gemeente heeft namelijk de verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en andere betrokkenen.

In bepaalde gevallen verwerkt de gemeente gegevens onder de Wet Politiegegevens (Wpg). Zij dient dan te voldoen aan de bijbehorende wettelijke normen. In dit kader heeft een externe privacy-audit plaatsgevonden, waarmee we inzicht hebben gekregen in de naleving van de Wpg. De audit leidde tot concrete aanbevelingen om te zorgen dat de organisatie nog meer voldoet aan de wettelijke vereisten.

In 2024 hebben we nieuwe stappen gezet om onze communicatie met inwoners toegankelijker en duidelijker te maken. Dit deden we met initiatieven zoals het programma Heldere Taal, een restyling van onze huisstijl en diverse participatieprojecten. Zo zorgen we ervoor dat inwoners onze informatie beter begrijpen en makkelijker kunnen meedenken over de ontwikkelingen in Midden-Delfland.

Start van het programma Heldere Taal
We willen duidelijk, begrijpelijk, persoonlijk en vriendelijk communiceren met onze inwoners. Daarom zijn we in 2024 gestart met het interne bewustwordings- en trainingsprogramma Heldere Taal. Dit programma richt zich op brieven en snellere, meer interactieve communicatie zoals e-mails en WhatsApp. Heldere Taal omvat trainingen, een vernieuwde schrijfstijlwijzer en een team van taalcoaches die collega's ondersteunt bij taalvragen. Daarnaast hebben we de eerste stappen gezet naar een beleid voor het gebruik van AI bij het schrijven van teksten. Een goede AI-tool kan helpen om teksten klantgerichter te maken, maar brengt ook risico's met zich mee. Bijvoorbeeld op het gebied van privacy en desinformatie. Aan het eind van het jaar zijn we gestart met het herschrijven van onze standaardbrieven.

Restyling huisstijl
In juli 2024 stelde de gemeenteraad budget beschikbaar voor een beperkte vernieuwing van de huisstijl uit 2004. Dit was nodig om te voldoen aan de webrichtlijnen voor overheden voor tekst, beeld en kleurgebruik, zoals contrast. Deze regels zorgen ervoor dat online teksten beter leesbaar zijn voor mensen met bijvoorbeeld een visuele beperking. Het doorvoeren van de aanpassingen leidde helaas tot een verschil in kleurgebruik tussen onze online kanalen en andere communicatiemiddelen. Met een volledige update van de huisstijl zorgen we ervoor dat onze on- en offline communicatie weer naadloos op elkaar aansluit. We verwachten dit project in 2025 af te ronden.

Magazine geeft boeren gezicht
Melkveehouders helpen Midden-Delfland open en groen te houden. Hun verhaal staat centraal in het magazine Duurzaam Boer Blijven. De eerste editie in 2021 was een succes. Daarom brachten we in de zomer van 2024 een vervolg uit. Een kleinschalige campagne stimuleerde inwoners om het magazine op te halen of te downloaden.

Projecten met participatie

Toekomstvisie 2050
In 2024 is onze Toekomstvisie Midden-Delfland 2050 afgerond. Meer dan 2.000 inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers dachten met ons mee. We verzamelden ideeën en meningen via een huis-aan-huis ansichtkaartenactie, een online enquête en een swipocratie (een online methode waarbij deelnemers door beelden en stellingen ‘swipen’). Daarnaast gingen we in gesprek met inwoners bij supermarkten en festivals en organiseerden we klankbordbijeenkomsten en een bestuurlijke conferentie.

N468
In 2024 startten de werkzaamheden aan de N468, met grote impact voor weggebruikers, inwoners en ondernemers. Om hen goed op de hoogte te houden, zette de provincie de BouwApp in. Via deze gratis, eenvoudig te downloaden app krijgen geïnteresseerden snel en laagdrempelig updates over de laatste ontwikkelingen, zoals wegafsluitingen en de planning van het project.

The Hunt Maasland
The Hunt is een spel waarbij kinderen uit handen proberen te blijven van de politie en handhavers. Dit initiatief bevordert op een speelse manier het contact tussen jongeren, politie en handhavers, en vergroot het begrip voor elkaar. Met 100 deelnemende kinderen uit Midden-Delfland was het evenement een succes. We onderzoeken of een editie in Schipluiden en/of Den Hoorn mogelijk is.

Centrumplan Schipluiden
Ondernemers en inwoners van Schipluiden dachten tijdens diverse bijeenkomsten mee over de herinrichting van onder andere de kasteeltuin en de parkeervakken.

AZC Den Hoorn
Ondernemers en inwoners van Den Hoorn konden deelnemen aan inloopspreekuren over het projectplan voor het AZC. Daarnaast organiseerden we werksessies over veiligheid, verkeer en communicatie/participatie. De aandachtspunten die in deze bijeenkomsten naar voren kwamen, hebben we zoveel mogelijk meegenomen in het projectplan.

Het AZC is een gevoelig onderwerp. Daarom organiseerden we samen met het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) een inloopbijeenkomst over de aanvraag van de omgevingsvergunning. Het COA gaf daarbij ook informatie over de bouw.

De gemeente heeft een frauderisicoanalyse opgesteld en concludeert dat de belangrijkste risico’s aandacht hebben en zijn/ worden ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie. Het college van burgemeester en wethouders heeft geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat zich fraudes hebben voorgedaan in het afgelopen boekjaar.

Verantwoordingscriteria Rechtmatigheid

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. In de toelichting op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als:

“Financiële beheerhandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s”.

De door de raad gestelde kaders zijn bepalend voor de invulling van het budgetbeheer door het college. Het systeem van budgetbeheer- en bewaking moet waarborgen dat de baten en de lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de raad, zodat deze tijdig een besluit kan nemen.

Begrotingscriterium:

Financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld.

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Hierop zijn de volgende bepalingen van toepassing:

A. Overschrijding van lasten wordt als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1.Wanneer sprake is van afwijking, waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

2.Wanneer sprake is van afwijking op een open-einde regeling.

3.Wanneer afwijking is geautoriseerd d.m.v. de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

4.Wanneer de afwijking is toegelicht in de decemberbrief aan de raad.

5.Wanneer de afwijking dusdanig laat bekend was dat deze niet meer meegenomen kon worden in een tussentijdse rapportage.

B. Overschrijding van baten en onderschrijding van baten, lasten en investeringskredieten zijn rechtmatig mits de raad tijdig is geïnformeerd.

De raad is tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen door vermelding van de afwijking met een toelichting in tussentijdse rapportages of bij
de jaarrekening.

In de Financiële jaarrekening 2024, onderdeel Analyse begrotingsafwijkingen is een nadere toelichting opgenomen van de begrotingsafwijkingen.

Conclusie:

In beginsel zijn de totale (bruto) afwijkingen in het begrotingscriterium van € 10.159.267 onrechtmatig waarvan voor € 9.945.135 als acceptabel wordt beschouwd . Per programma is bij het onderdeel 'wat heeft het gekost' toegelicht waarom de werkelijke baten en lasten afwijken van de begroting. Echter deze afwijkingen zijn door de gemeente Midden-Delfland, op basis van de financiële verordening 2024 grotendeels als acceptabel bestempeld waardoor de netto begrotingsonrechtmatigheid uitkomt op een bedrag van € 214.132. De specificatie kunt u terug vinden in het hoofdstuk Jaarrekening bij het onderdeel Rechtmatigheidsverantwoording.

Onrechtmatigheid kredieten

Er is in 2024 kleine onrechtmatigheid op het krediet Boezemkade/Kwakelweg. De onrechtmatigheid bedraagt € 6.564.

Voorwaardencriterium:

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

In de 1e lijn (binnen de teams) is in eerste instantie geregeld dat de actuele wet- en regelgeving wordt gebruikt. Daarnaast wordt bij de Verbijzonderde Interne Controle ook gecontroleerd of de juiste wet- en regelgeving is toegepast bij de betreffende processen.

Er is een integrale check uitgevoerd op crediteuren met een uitgaaf van meer dan € 221.000 in de afgelopen 4 jaar en een uitgaaf van meer dan € 50.000 in 2024. Hierbij is 1 crediteur aangetroffen waarbij het inschrijfbedrag (voor de ROVK) ruimschoots is overschreden. Het bedrag wat hierdoor als onrechtmatig bestempeld moet worden bedraagt € 207.568. Verdere uitleg is aanwezig in het dossier van de spendanalyse.

Aanbestedingen

In het kader van de rechtmatigheidsverklaring 2024 is ook dit jaar prioriteit gesteld aan de spendanalyses waarin de uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur worden beoordeeld. Zowel bij de interim-controle als bij de jaarrekening controle wordt een spendanalyse uitgevoerd. De controles vinden plaats op de totale kosten per crediteur boven de Europese aanbestedingsdrempel van € 221.000 (drempel van 2024) en daarnaast ook nog op crediteuren die alleen in 2024 € 50.000 euro of meer als kosten hadden.

Uit deze spendanalyse zijn 2 onrechtmatigheden naar voren gekomen van in totaal €207.568. Dit heeft te maken met een raamovereenkomst welke overschreden is en een inhuur opdracht.

Sociaal domein

Bij de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle zijn geen fouten geconstateerd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:

Onder misbruik wordt verstaan:

Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:

Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Binnen de gemeente Midden-Delfland worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om het misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle bij de controle op de processen achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast met het juiste doel en de strekking daarvan.

In 2024 zijn er geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.