Bedrijfsvoering

In deze paragraaf geven we weer welke beleidsvoornemens we op het gebied van bedrijfsvoering we in 2023 hebben gerealiseerd. De bedrijfsvoering heeft betrekking op alle activiteiten en plannen die nodig zijn om de doelstellingen van onze gemeente te realiseren. Daarmee ondersteunt bedrijfsvoering alle programma’s. Naast het thema 'organisatie en personeel' staan we stil bij informatievoorziening (en ICT), informatiebeveiliging, privacy en communicatie.

Het Cittaslow denken en Thuis! In Midden-Delfland vormen de basis voor de manier waarop we (samen)werken en hoe wij omgaan met de opgaven die er zijn. Dit betekent dat we werken met aandacht voor elkaar; dat we handelen vanuit gastvrijheid en vakmanschap en werken vanuit de bedoeling van wetten en regels. Zo ontwikkelen we een organisatie waar de focus ligt op medewerkers die met plezier bijdragen aan de ontwikkeling van Midden-Delfland. Dit heeft zich vertaald in een organisatievisie. De organisatievisie die door het DT in samenwerking met de teamleiders eind 2022 is vastgesteld is leidend bij het inrichten van ons sociaal beleid. Wij streven naar een hoge kwaliteit van werk, zodat we een goede en kwalitatieve dienstverlening kunnen bieden naar onze inwoners en ondernemers. In 2023 hebben we deze koers verder ingezet.

Zoals verwacht was er in 2023 ook krapte op de arbeidsmarkt. Dit heeft een grote invloed gehad op de werkzaamheden op het vakgebied Personeel en Organisatie. De aandacht ging vooral uit naar het werven en selecteren van nieuwe betrokken medewerkers, maar ook naar het behouden van productieve en gezonde medewerkers die met plezier binnen de ambtelijke organisatie werken.

Formatie, bezetting en vacatures

In 2023 bestond ruim 10 procent van onze formatie uit vacatures. Vacatures bleven langere tijd openstaan (> 6 maanden). Daardoor hebben we vaker een beroep moeten doen op inhuur om de dienstverlening te garanderen en de werkprocessen door te laten gaan. Voor sommige vacatures hebben we twee of drie keer een wervingsronde gestart en/of hebben we recruitment ingezet. Dit kostte extra geld. Het begrootte bedrag op 'voorziening in vacatures' is daardoor iets overschreden.

Het bleek desondanks mogelijk om vacatures in te vullen met betrokken en gemotiveerde medewerkers. Onze opgaven, het unieke landschap, de fijnschalige structuur en de welkome cultuur trekken medewerkers aan. We hebben stevig ingezet op ons sterke merk. Kandidaten kiezen bewust voor werken binnen gemeente Midden-Delfland. Zij voelen zich verbonden aan de identiteit van onze gemeente en zij hebben vaak hoge behoefte aan veelzijdig werk. Die afwisseling kunnen we de medewerkers bieden. Toch blijven er ook vacatures die zeer moeilijk in te vullen zijn, met name juridische functies en functies binnen het ruimtelijk domein. Administratieve en uitvoerende functies zijn sneller in te vullen. In totaal zijn 31 medewerkers ingestroomd en 28 medewerkers uitgestroomd. De totale formatie is in 2023 iets gedaald, doordat tijdelijke formatie afliep.

Duurzame inzetbaarheid

De zorg voor het welzijn van onze werknemers blijft belangrijk. We willen onze medewerkers gezond, gemotiveerd, productief en met plezier aan het werk houden. Dit betekent dat we investeren in gezondheid, veiligheid en ontwikkeling.

Talent- en teamontwikkeling

De organisatie is en blijft continu in ontwikkeling en zo ook de teams en de individuele medewerkers. Belangrijk is dat de juiste medewerker op de juiste functie is geplaatst, zodat de medewerker met plezier zijn werk verricht en goede prestaties levert. In 2023 hebben we de medewerkers gestimuleerd nog meer de regie te nemen op hun talent- en loopbaanontwikkeling en het leren van kennis en vaardigheden. Ontwikkeling was en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het goede gesprek hebben we eind 2023 geïntroduceerd. Dit is een continue dialoog tussen leidinggevende en medewerker waarin zij elkaar onder meer spreken over resultaten, ontwikkeling, gezondheid en veiligheid. Door het stimuleren van ontwikkeling zijn medewerkers meer in beweging gekomen en hebben zij meer opleidingen, trainingen en coaching in 2023 gevolgd.

De teams zijn in 2023 aan de slag gegaan met de organisatievisie. De implementatie van de visie in de werkprocessen, maar ook in houding en gedrag van de individuele medewerker en het team als geheel, zorgde ervoor dat meerdere teams een ontwikkeling hebben doorgemaakt. De teamontwikkeling werd in sommige teams ondersteund door een teamcoach, met als doel de teamresultaten te verbeteren en de verbinding tussen de teamleden te versterken.

De teamleiders hebben een belangrijke rol in de teamontwikkeling én de individuele ontwikkeling van medewerkers. Zij ondersteunen, begeleiden en stimuleren de ontwikkelingen. Om deze rol goed te kunnen uitvoeren, volgden de teamleiders ook in 2023 een management-development traject. Het traject is een op maat gemaakt opleidingsprogramma. De teamleiders volgen niet alleen trainingen, maar er is in het traject ook aandacht voor coaching, intervisie en teamontwikkeling van het managementteam zelf.

Niet alle interventies, trainingen en coaching waren voor 2023 begroot. Ook namen we kosten voor opleiding over bij indienstname van nieuwe medewerkers en zijn daarnaast zijn alle geplande trainingen doorgegaan. Dit is anders dan in het verleden waar het budget niet optimaal werd benut of vaker bleek dat geplande trainingen niet doorgingen. Het opleidingsbudget heeft daardoor een overschrijding. In 2024 geven we vorm aan een een opleidings- en leerplatform dat wij willen gebruiken om grip te houden op de trainingen, opleidingen en coaching. We maken dan ook onderscheid tussen ontwikkelingskosten en opleiding. Tot nu toe werd dat vanuit hetzelfde budget bekostigd. Dat willen we graag anders.

Gezondheid en veiligheid

In 2023 heeft er een periodiek medisch onderzoek plaatsgevonden. In totaal hebben 112 medewerker deelgenomen aan het onderzoek. Dat is 64%. Het onderzoek brengt de ervaren en de fysieke gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers in kaart. Uit dit periodiek medisch onderzoek wordt duidelijk dat Gemeente Midden-Delfland beter scoort dan gemiddeld op de algemene gezondheidsbalans. Dit is een mooi resultaat. De inzetbaarheid van de medewerker kan echter verbeterd worden, want hierop scoort de gemeente net iets onder het gemiddelde.

We hebben vorig jaar ook een risico inventarisatie en evaluatie door een externe veiligheidskundige laten uitvoeren in het gemeentehuis en op de gemeentewerf. Op organisatieniveau is onderzoek gedaan naar de beleidszaken en de overkoepelende processen. Tevens heeft de veiligheidsdeskundige een bezoek gebracht aan de werkruimtes, zijn door hem metingen uitgevoerd en observaties geweest en zijn er gesprekken gevoerd met medewerkers. Veel zaken waren goed op orde. In de rapportage wordt opgemerkt dat wij veiligheid, gezondheid en welzijn van het personeel hoog in het vaandel hebben staan. We besteden op beleidsmatig niveau en op uitvoerend niveau veel aandacht aan het veilig werken op locatie. Aan de hand van de inventarisatie is een plan van aanpak opgesteld met daarin de geconstateerde aandachtspunten en hoe we die willen gaan aanpakken in 2024 (en verder).

Ziekteverzuim

In onderstaand tabel leest u het ziekteverzuimpercentage van gemeente Midden-Delfland in kwartaal één tot en met vier van 2022 en 2023 én het landelijk gemiddelde onderzocht door het CBS.

	2022 Midden-Delfland	2023 Midden-Delfland	Landelijk gemiddelde (*bron CBS)
Q1	5,3%	6,4%	5,7%
Q2	4,3%	4,8%	5,0%
Q3	4,9%	6,7%	4,8%
Q4	6,7%	6,3%	6,5%

Het ziekteverzuimpercentage in 2023 is hoog te noemen. Dit betekent dat onze medewerkers minder gezond, inzetbaar en productief zijn geweest. De medewerker levert in op zijn vitaliteit en het kost de gemeente geld. Bovendien heeft ziekteverzuim invloed op de maatschappelijke doelen en resultaten die we willen behalen. Daarnaast zorgt een hoog verzuim in potentie ook voor een hogere druk op de andere medewerkers.

Samen met de bedrijfsarts diepen we de ziekteverzuimcijfers uit met als doel de beïnvloedende oorzaken aan het licht te laten komen. De oorzaakgebieden van verzuim zijn te verdelen in: werk, privé en pech. Het is van belang om zicht te krijgen hoeveel procent van ons ziekteverzuim verband houdt met het werk, hoeveel procent is privé gerelateerd en voor welk gedeelte is er sprake van pech? De invloedsfeer van de werkgever voor wat betreft preventie is verschillend per oorzaak. We zetten ons in om verzuim dat werk gerelateerd is, terug te dringen.

Ons streven is om de ziekteverzuimcijfers in 2024 te laten dalen. Met andere woorden: ons doel is het verhogen van de inzetbaarheid van onze medewerkers en het stimuleren van en ruimte geven aan de medewerkers om de eigen regie hierin te nemen.

Rechtspositie

CAO

De salarissen zijn per 2 januari 2023 met eerst € 240 bruto (nominaal) en daarna met 2% structureel gestegen. Deze loonstijging was begroot voor 2023.

Personeelshandboek

Alle lokale regelingen hebben we laten herijken en zijn waar nodig gewijzigd, verwijderd of vernieuwd. Dit was noodzakelijk onderhoud. De regeling zijn gebundeld in een personeelshandboek. Dit handboek hebben we eind 2023 geïmplementeerd en is onderdeel van de arbeidsovereenkomst. De herijking is uitgevoerd door een externe. De kosten van deze dienstverlening waren hoger dan voorzien. Daardoor hebben we op de post 'Externe adv. P&O/ rechtspositie' een kleine overschrijding.

Wij vinden het belangrijk dat de dienstverlening op een hoog niveau blijft, en dat dienstverlening zich continue ontwikkelt. In 2023 is de nieuwe dienstverleningsvisie vastgesteld in de raad. Aansluitend is in 2023 een onderzoek gedaan naar alle gemeentelijke dienstverlening als nulmeting voor de nemen stappen in doorontwikkeling. Resultaten hiervan worden in 2024 betrokken bij het opstellen van de uitvoeringsagenda dienstverlening.

Periodiek volgen we op specifieke terreinen de cliënttevredenheid in het sociaal domein (Wmo, jeugdhulp, participatiewet). Uit de meest recente cijfers over de Wmo blijkt dat we stijgende lijn in de cliënttevredenheid de afgelopen periode hebben weten vast te houden.

Verder digitaliseren is nodig voor onze organisatie om goed te kunnen functioneren en onze dienstverlening te verbeteren. In het Informatiebeleidsplan staat onze visie en koers op onze informatievoorziening omschreven. Dit is ons uitgangspunt bij de keuzes voor het uitvoeren van projecten en de wijze waarop projecten worden uitgevoerd. Hierin zijn vijf ontwikkelsporen beschreven:

1. (Digitale) samenwerking,
2. Informatie gedreven processen,
3. Geregisseerde informatievoorziening,
4. Solide huis en
5. Faciliterend huis.
   

Deze ontwikkelsporen zijn uitgewerkt in een projectenkalender. In 2023 zijn we technisch en organisatorisch aan de slag gegaan met de ontwikkeling van onze informatievoorziening en informatiemanagement. Het doel daarvan is om de dienstverlening naar onze burgers en bedrijven te verbeteren.

We hebben onderzocht hoe we onze informatiehuishouding en organisatie kunnen verbeteren. Op basis van de resultaten voeren we in 2024 de aanbevelingen van het onderzoeksrapport door. We ontwikkelen ons naar een regieorganisatie om onze informatiehuishouding zo optimaal mogelijk in te richten. Hierin is aandacht voor rollen en functies met betrekking tot advisering, businessconsultancy, architectuur, project- en portfoliomanagement, servicemanagement, regie en functioneel beheer.

Verder hebben we hebben aan de volgende projecten en grote ontwikkelingen gewerkt in 2023:

Zaakgericht werken

Het project Zaakgericht werken is in 2023 voortgezet. We hebben binnen de organisatie veel aandacht gegeven aan het delen van kennis over de nieuwe werkwijze. We hebben regelmatig praktische tips gedeeld en kennissessies georganiseerd over de nieuwe manier van werken gegeven. Het zaakgericht werken wordt ondersteund door het programma Zaaksysteem. In 2023 hebben we actief wensen bij de gebruikers opgehaald. Zo hebben we specifieke onderdelen doorontwikkeld zodat het beter aansluit bij de processen waar de gebruikers mee werken. En waarmee de dienstverlening kan worden verbeterd.

Voorbeelden daarvan zijn nieuw opgeleverde webformulieren waardoor inwoners aanvragen nog gemakkelijker kunnen indienen. En waardoor de aanvragen sneller bij de juiste medewerker komen om te behandelen. Ook zijn er processen meer specifiek gemaakt met speciale invoervelden en briefsjablonen. Via de Persoonlijke Internetpagina kunnen inwoners zelf lopende aanvragen volgen en eventueel nog aanvullen met ontbrekende stukken. Gevoelige informatie hoeft dan niet meer per e-mail verzonden te worden. We hebben onderzocht of we het Zaaksysteem kunnen koppelen aan de software van de nieuwe Omgevingswet en de systemen van het sociaal domein. Helaas bleek dit technisch niet mogelijk te zijn. Met die domeinen starten we in 2024 trajecten om toch optimaal samen te kunnen werken waarbij ook aandacht is voor de juiste archivering van de informatie.

‘VerSaaSing’

Onze digitale werkplekoplossingen veranderen in een rap tempo. De technologische ontwikkelingen gaan sneller dan ooit. VerSaaSing is een leveringsmodel waarbij de applicatie draait bij de leverancier en beschikbaar wordt gesteld aan de klant over internet. Dit heeft ook gevolgen voor de gemeente. We nemen steeds meer diensten af in abonnementsvorm en dit vraagt ook een andere benadering van deze diensten. Ook zien we een verschuiving van CAPEX naar OPEX.

In 2023 zijn er een aantal digitale werkplekoplossingen gemigreerd naar de Cloud. De traditionele telefooncentrale is vervangen door een nieuwe op Cloud gebaseerde oplossing. Hierbij is ook de integratie gelegd met Microsoft Teams, waarmee er efficiënter en effectiever tussen de oplossingen gewerkt kan worden. De middoffice oplossing voor het koppelen tussen diverse landelijke voorzieningen (basisregistraties), vakapplicaties en ketenpartners is gemigreerd naar een SaaS-oplossing bij de leverancier. Hiermee nemen we gestandaardiseerde koppelingen af als dienst bij de leverancier, om maatwerk en onnodige complexiteit te voorkomen. Voor alle SaaS-applicaties geldt in de nieuwe situatie er nog steeds taken en verantwoordelijkheden zijn voor de gemeente. Het vraagt meer van de functioneel applicatiebeheerder of wel het regie houden op de dienstverlening. Hierbij is het van belang dat de IV-organisatie gemeente breed adequaat is uitgerust.

De trend van het VerSaaSen zet zich in 2024 door, dan wel nog meer dan het afgelopen jaar het geval was. We kunnen wel spreken van de start van een digitale transformatie van ons applicatielandschap. Kijken we door naar 2024 komen er diverse grote veranderingen op ons af. Het huidige datacenter moet op termijn vervangen worden, als veel leveranciers van applicaties zetten in op het alleen nog maar aanbieden van applicaties via de Cloud. In 2024 zal hierop de focus en versnelling komen te liggen om dubbele kosten en extra investeringen te voorkomen. Ook de werkplek zal voornamelijk in de Cloud aangeboden worden. Dit vraagt een andere manier van werken van onze medewerkers en een investering in de digitale vaardigheden van onze medewerkers.

Data naar informatie

In 2023 hebben we ons op de volgende onderdelen van Business Intelligence (BI) en Planning en Control (P&C) ontwikkeld:

1. De functionele implementatie van LIAS is uitgevoerd en afgerond. Dit is de ondersteunende software voor de P&C Cyclus. Door deze implementatie werken we efficiënter. De werkwijze is door deze tool minder foutgevoelig, meer uniform in opbouw en duurzamer.
2. De factuurstromen zijn gedigitaliseerd en de bankafschriften worden automatisch verwerkt. Dit scheelt in handmatig werk. Het is daardoor efficiënter en ook minder foutgevoelig.
3. De basis voor BI is gelegd. Zo kunnen we de komende jaren steeds meer datagedreven te werken. Hierdoor wordt BI de komende jaren steeds verder geïmplementeerd en onderdeel van het dagelijks werk. Dit geeft medewerkers de mogelijkheid om steeds strategischer te werk te gaan.
4. Er zijn verschillende processen geoptimaliseerd om informatie beter te managen. We ontsluiten de data eenduidig en stroomlijnen verschillende processen zoals de processen rondom inkoop, subsidies en de projecten. Dit schept een hoop duidelijkheid en daardoor ook tijd en efficiëntie.

Wet open overheid

De Woo staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van een groter stelsel dat gericht is op gelijkheid van informatiepositie tussen burger en overheid. Naast de Woo vraagt het ook implementatie van de Wet Elektronische Publicaties (WEP) en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV). De drie wetten hebben onderling diverse raakvlakken. De basis is dat de informatiehuishouding op orde is en dat de documenten digitaal toegankelijk en functioneel juist moeten zijn.

In 2023 is in ons Zaaksysteem is een specifiek zaaktype voor de Woo gemaakt. Hier is een webformulier aan gekoppeld. Dit webformulier is op de gemeente website te vinden voor inwoners om in te kunnen vullen en een verzoek in te dienen. Het interne proces moet nog geborgd worden.

We zijn volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht om documenten die we met derden delen te anonimiseren. Onze organisatie werkt daarvoor sinds 2023 met de tool DataMask. Met deze software worden gevoelige gegevens geautomatiseerd gevonden. Het is ook mogelijk handmatig controle uit te voeren en aanpassingen te doen. Bij de afronding worden de geselecteerde gegevens onleesbaar en onomkeerbaar onherleidbaar gemaakt.

Samenwerking gemeente Westland

Gemeente Westland verzorgt het technische beheer van onze ICT. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. In 2023 is deze samenwerking, samen met gemeente Westland, geëvalueerd.

We hebben besloten de samenwerking te voort te zetten. We blijven samenwerken om de snelle technologische veranderingen samen aan te pakken. Een goed voorbeeld is de ontwikkeling richting de Cloud. Ons datacenter is afgeschreven in 2025. We gaan het nieuwe datacenter als een Cloud-dienst afnemen en inrichten. Dit is een complex, tijdrovend en duur project. De samenwerking met gemeente Westland is op dit moment de best passende manier om hier zo efficiënt en gestructureerd mogelijk mee aan de slag te gaan. Door deze ontwikkeling verschuift een deel van het beheer op onze technische omgeving. Dit vraagt een specifieke invulling van de ICT samenwerking.

In 2023 zijn we gestart met het vormgeven van de nieuwe Dienstverleningsovereenkomst (DVO). De diensten beschrijven we als abonnementsvorm waardoor wij als organisatie wendbaarder zijn. In 2024 verwachten we de ondertekening van de nieuwe DVO.

Oog voor gevolgen

Door de focus op digitalisering zijn verschillende gemeentelijke producten en diensten toegankelijker geworden via online kanalen. Inwoners kunnen bijvoorbeeld eenvoudig vergunningen aanvragen, afspraken maken of informatie opvragen via de website of specifieke applicaties. Naast de digitale dienstverlening zijn en blijven er ook diverse alternatieve contactmogelijkheden beschikbaar voor inwoners die minder digitaal vaardig zijn of de voorkeur geven aan persoonlijk contact. Dit kan bijvoorbeeld nog altijd via telefonisch contact, fysieke balies of speciale spreekuren voor persoonlijke ondersteuning.

We werken aan een wendbare en flexibele organisatie om aan de vereisten van verdere digitalisering te kunnen voldoen. In 2023 zijn we gestart met onderzoek naar de rollen en functies van medewerkers waarna deze kunnen worden worden herzien om beter te kunnen inspelen op de veranderende informatievoorziening. Daarnaast is er aandacht gegeven aan het feit dat elke medewerker mag worden beschouwd als een 'manager van informatie'. Dat betekent dat ze verantwoordelijk zijn voor het effectief beheren en gebruiken van informatie binnen hun takengebied. Ook is er aandacht voor de professionalisering van het functioneel applicatiebeheer dat in 2024 vervolg krijgt. Functioneel applicatiebeheerders spelen een steeds belangrijkere rol binnen de organisatie. Ze zijn niet alleen verantwoordelijk voor het beheer van specifieke applicaties, maar zijn ook betrokken bij het optimaliseren van processen en het ondersteunen van andere medewerkers bij digitale taken.

We werkten in 2023 aan bewustwording van de medewerkers dat zij zich bewust zijn van het belang van blijvende ontwikkeling op het gebied van processen, informatiebeveiliging en privacy. Trainingen, workshops en andere leerinitiatieven worden aangeboden om ervoor te zorgen dat medewerkers up-to-date blijven met de nieuwste ontwikkelingen en vereisten binnen hun vakgebied.

Al deze zaken krijgen ook in 2024 de aandacht

Juist bij toenemende digitalisering besteden we aandacht aan online veiligheid en zorgen we dat we voldoen aan de relevante informatiebeveiligingseisen. Dat betekent ook dat we in de organisatie de noodzakelijke aandacht geven aan digitale bewustwording op het gebied van privacy en informatieveiligheid.

Informatieveligheid

We zijn in 2023 gestart met de voorbereidende werkzaamheden voor de aanschaf van een SIEM- (Security Information & Event Management) en SOC - oplossing (Security Operations Center). Dit doen we in samenwerking met de gemeente Westland. Zowel de aanbesteding als de implementatie gaat in 2024 plaatsvinden. Beide oplossingen zijn essentiële componenten in een moderne beveiligingsinfrastructuur en wettelijk verplicht volgens de nieuwe Europese regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging.

Met het Business Continuity Management (BCM) kijken wij naar het waarborgen van de continuïteit van kritieke bedrijfsprocessen in het geval van een verstoring. Dit is één van de belangrijkste maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging. In 2023 zijn diverse stappen gezet om het BCM-beleid vorm te geven. In dit traject wordt ook een proefproces meegenomen om het beleid te toetsen. Hiermee wordt basis worden gelegd voor BCM. Het uiteindelijke beleid wordt in 2024 vastgesteld.

Binnen de organisatie is de nodige aandacht besteed aan de digitale bewustwording op het gebied van informatieveiligheid. Hierbij is samen met het vakgebied privacy opgetrokken, om dit gezamenlijk vorm te geven. Er zijn diverse middelen (e-learnings, campagnes en trainingen/simulaties) ingezet om een effectieve en blijvende bewustwording op het gebied van informatieveiligheid te bereiken.

Privacy

Om aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen, werken wij als gemeente toe naar een gemanaged niveau van kwaliteit in de bescherming van persoonsgegevens. Dit is het zogenoemde volwassenheidsniveau 4 (van een schaal van tot 1 tot 5). Kenmerken hiervan zijn een hoog bewustzijn en bijsturing van beheersmaatregelen op basis van meetbaarheid, rekenschap en periodieke evaluaties.

Daarnaast verwerkt de gemeente in sommige gevallen gegevens in de zin van de Wet Politiegegevens (Wpg). De gemeente hoort in deze situatie te voldoen aan de wettelijke normen van de Wpg.

We hebben in 2023 een aantal stappen gezet om op het gewenste volwassenheidsniveau te komen. Zo vonden er weer maandelijks de privacy-ambassadeursoverleggen plaats. Hierdoor zorgen we dat de organisatie meer bewust is (en blijft) van wat er speelt op het gebied van privacy. Door het groot verloop binnen de organisatie eerdere jaren, blijft bemensing van deze rol een punt van aandacht. Desondanks hebben we resultaten geboekt. In 2023 is het register van verwerkingen geactualiseerd. Hierin hebben we processen vastgelegd waarin persoonsgegevens van inwoners en ambtenaren worden verwerkt. Hierdoor hebben we een beter beeld van de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de organisatie en verhogen we tegelijkertijd het privacybewustzijn van de organisatie.

Naast het verhogen van privacybewustzijn is ook veel aandacht besteed aan het detecteren van privacyrisio's. Hiervoor zijn data protection impact assessments (DPIA's) uitgevoerd op processen met een mogelijk hoog privacy risico. Binnen een DPIA benoemen wij risico's binnen het proces en doen wij aanbevelingen voor mitigerende maatregelen.

Tot slot heeft er een externe Wpg privacy-audit plaatsgevonden om een beeld te krijgen in hoeverre de organisatie aan de normen van de Wpg voldoet. Uit deze audit zijn aanbevelingen naar voren gekomen om aan de normen uit de Wpg te kunnen voldoen.

Een complex dossier dat in 2023 speelde, was het onderzoek naar en de besluitvorming over de opvang van vluchtelingen in Midden-Delfland. We streefden ernaar om door middel van communicatie en participatie de betrokkenheid van onze inwoners te waarborgen. Dit deden we onder andere met bijeenkomsten in de dorpen, een online enquête gericht op inwoners, individuele gesprekken met een selectie van maatschappelijke organisaties, huis-aan-huis brieven, digitale nieuwsbrieven, Q&A's op de gemeentelijke website, snelle beantwoording van inwonersvragen en onze sociale media. Helaas waren niet alle inwoners positief over de gekozen aanpak. In de vervolgfase van het project richten we ons op een meer persoonlijke benadering van de direct omwonenden en de betrokken maatschappelijke organisaties.

In 2023 zijn we het participatietraject Toekomstvisie 2050 gestart waarvoor we op verschillende manieren - waaronder via een huis-aan-huis ansichtkaartenactie, een online enquête en gesprekken bij supermarkten en festivals - input hebben opgehaald bij inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. De opgehaalde ideeën zijn uitgewerkt in vier toekomstscenario’s die in 2024 worden voorgelegd aan de samenleving.

Op weg naar een CO2-neutraal Midden-Delfland in 2050 was ook duurzaamheid een belangrijk thema. We hebben in 2023 verschillende doelgroepgerichte energiebesparingsacties opgezet. Deze initiatieven communiceerden we via huis-aan-huis mailingen, onze eigen kanalen en online informatiebijeenkomsten. Vanaf 2023 geven we periodiek een digitale nieuwsbrief uit, waarin we onze ruim 500 abonnees informeren over duurzaamheidsinitiatieven in Midden-Delfland.

In 2023 en de jaren erna is er weer ruimte om te investeren in onze corporate communicatiemiddelen. Dat is ook nodig, in de voorgaande jaren was hiervoor slechts beperkt budget beschikbaar. De eerste voorbereidingen hiervoor hebben we in 2023 in gang gezet. De verdere uitwerking van de uitingen hebben we uitgesteld tot de beëdiging van onze kroonbenoemde burgemeester Fenna Noordermeer zodat ook haar visie hierin meegenomen kan worden.
Eén van de communicatietrajecten die we hebben voorbereid is het interne bewustwordings- en trainingstraject Heldere Taal. In Midden-Delfland besteden we al jaren veel aandacht aan begrijpelijk en duidelijk communiceren met onze inwoners. Blijvende bewustwording is nodig om te voorkomen dat de aandacht verslapt en te borgen dat de schrijfvaardigheden van de medewerkers getraind blijven. Het traject Heldere Taal wordt in 2024 uitgerold en omvat onder andere een geactualiseerde schrijfstijlgids, richtlijnen met betrekking tot het gebruik van Ai, opfriscursussen, en taalcoaches voor laagdrempelige schrijfondersteuning. Daarnaast verbeterden we in 2023 onze social media aanpak met de hulp van een externe adviseur en hebben we de eerste stappen gezet naar een geactualiseerd communicatiebeleidsplan voor 2024 en verder.

De gemeente heeft een frauderisicoanalyse opgesteld en concludeert dat de belangrijkste risico’s aandacht hebben en zijn/ worden ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie. Het college van burgemeester en wethouders heeft geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat zich fraudes hebben voorgedaan in het afgelopen boekjaar.

Verantwoordingscriteria Rechtmatigheid

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. In de toelichting op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als:

“Financiële beheerhandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s”.

De door de raad gestelde kaders zijn bepalend voor de invulling van het budgetbeheer door het college. Het systeem van budgetbeheer- en bewaking moet waarborgen dat de baten en de lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de raad, zodat deze tijdig een besluit kan nemen.

Begrotingscriterium:

Financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld.

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Hierop zijn de volgende bepalingen van toepassing:

A. Overschrijding van lasten wordt als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1.Wanneer sprake is van afwijking, waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

2.Wanneer sprake is van afwijking op een open-einde regeling.

3.Wanneer afwijking is geautoriseerd d.m.v. de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

4.Wanneer de afwijking is toegelicht in de decemberbrief aan de raad.

5.Wanneer de afwijking dusdanig laat bekend was dat deze niet meer meegenomen kon worden in een tussentijdse rapportage.

B. Overschrijding van baten en onderschrijding van baten, lasten en investeringskredieten zijn rechtmatig mits de raad tijdig is
geïnformeerd.

De raad is tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen door vermelding van de afwijking met een toelichting in tussentijdse rapportages of bij
de jaarrekening.

In de Financiële jaarrekening 2023, onderdeel Analyse begrotingsafwijkingen is een nadere toelichting opgenomen van de begrotingsafwijkingen.

Conclusie:

In beginsel zijn de totale (bruto) afwijkingen in het begrotingscriterium van € 2.121.462 onrechtmatig. Per programma is bij het onderdeel 'wat heeft het gekost' toegelicht waarom de werkelijke baten en lasten afwijken van de begroting. Echter deze afwijkingen zijn door de gemeente Midden-Delfland, op basis van de financiële verordening 2023 grotendeels als acceptabel bestempeld waardoor de netto begrotingsonrechtmatigheid uitkomt op een bedrag van € 16.646. De specificatie kunt u terug vinden in het hoofdstuk Jaarrekening bij het onderdeel Rechtmatigheidsverantwoording.

Onrechtmatigheid kredieten

De onrechtmatigheid bij het onderdeel kredieten bedraagt € 16.646. Dit betreft het verhogen van een krediet van een transportmiddel door bijkomende kosten BPM, waarvoor geen vrijstelling geldt. Helaas voldoen wij qua werkzaamheden niet aan de vrijstelling voor ondernemers en komen wij niet aan aanmerking voor de BPM vrijstelling en dit heeft geleid tot een onvoorziene kostenverhoging.

Voorwaardencriterium:

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

In de 1e lijn (binnen de teams) is in eerste instantie geregeld dat de actuele wet- en regelgeving wordt gebruikt. Daarnaast wordt bij de Verbijzonderde Interne Controle ook gecontroleerd of de juiste wet- en regelgeving is toegepast bij de betreffende processen.

Aanbestedingen

In het kader van de rechtmatigheidsverklaring 2023 is ook dit jaar prioriteit gesteld aan de spendanalyses waarin de uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur worden beoordeeld. Zowel bij de interim-controle als bij de jaarrekening controle wordt een spendanalyse uitgevoerd. De controles vinden plaats op de totale kosten per crediteur boven de Europese aanbestedingsdrempel van € 215.000 (drempel van 2023) en daarnaast ook nog op crediteuren die alleen in 2023 € 50.000 euro of meer als kosten hadden.

Uit deze spendanalyse is 1 onrechtmatigheid naar voren gekomen van € 100.832. Dit heeft te maken met een opdracht voor onderhoud gemeentehuis. Hier is de opdracht meervoudig onderhands (MVO) aanbesteed en achteraf bleek dat dit Europees aanbesteed had moeten worden in verband met het overschrijden van de Europese aanbestedingsdrempel.

Sociaal domein

Bij de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle zijn geen fouten geconstateerd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:

Onder misbruik wordt verstaan:

Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:

Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Binnen de gemeente Midden-Delfland worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om het misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle bij de controle op de processen achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast met het juiste doel en de strekking daarvan.

In 2023 zijn er geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.