Bedrijfsvoering

Arbeidsmarkt

De arbeidsmarkt blijft krap de komende jaren. Daar houden we rekening mee door in te zetten op het verbinden van mensen aan onze organisatie en de uitstroom te beheersen door aantrekkelijk en goed werkgeverschap. Daarmee geven we prioriteit aan uitvoeringskracht en de kwaliteit van onze dienstverlening. Goede en bij onze organisatie passende arbeidsmarktcommunicatie is daarbij helpend, zodat we als organisatie zichtbaar en onderscheidend blijven.

Duurzame inzetbaarheid

De mens in onze organisatie is ons belangrijkste kapitaal. Hierin investeren is belangrijk voor de toekomstbestendigheid van onze gemeente. We willen daarom duurzame inzetbaarheid bevorderen met als doel het (nog meer) verbinden van de medewerker aan onze organisatie, ze gezond en veilig te laten werken en te laten groeien. Hiermee beheersen we de uitstroom, stimuleren we de doorstroom en verlagen we de kosten voor werving en selectie. We investeren in ons menselijk kapitaal door onder meer het invoeren van een vitaliteitsbeleid (verplichting CAO) en beleid op leren en ontwikkelen.

Om veranderingen en ontwikkelingen aan te kunnen en onze opgaven te realiseren, is het nodig dat medewerkers wendbaar zijn en over voldoende veerkracht beschikken. We zetten daarom extra in op duurzame inzetbaarheid. Dit is goed voor individuele medewerkers en het geheel. De verwachting is dat het ziekteverzuim en daarmee de bijbehorende kosten dalen als we hierop inzetten. Het effect van deze investering verwachten wij in 2026 voor het eerst te zien.

Wanneer functies bezet zijn, medewerkers op de juiste plek zitten en goed inzetbaar zijn en blijven, dan zal ook de ervaren werkdruk verlagen.

Traineeship

De komende vier jaar verandert ons personeelsbestand door natuurlijk verloop. We weten welke vacatures hierdoor gaan ontstaan. Om een goede balans te houden in ons personeelsbestand en door voor te sorteren op de vacatures, gaan we trainees werven. Gebleken is dat een traineeship aantrekkelijk is voor een pas afgestudeerde medewerker en deze kandidaat sneller bindt aan onze organisatie. In een traineeship ontwikkelen medewerkers zich zowel professioneel als persoonlijk. De trainees krijgen de kans om op meerdere afdelingen diverse functies uit te voeren. Zij werken zo met een frisse blik mee aan de opgaven van de gemeente. Na het traineeship kan de trainee instromen op één van de functies die vacant is gekomen. De kosten voor het traineeship maken (al) onderdeel uit van de begroting en het meerjarenperspectief.

Hybride werken

Het aantal mensen dat hybride werkt is toegenomen sinds covid-19. De flexibiliteit van werkplek en werktijden maakt het voor de medewerker mogelijk om werk- en privétaken makkelijker te combineren. Daardoor groeit het werkplezier en dit bevordert de productiviteit. Het is onze plicht vanuit de Arbowet om te zorgen voor een goede en veilige werkplek voor elke werknemer. Ook voor de organisatie is het belangrijk dat medewerkers thuis goed zitten, zodat zij niet uitvallen door fysieke klachten. In de begroting is hiervoor een bedrag opgenomen.

CAO en loonstijging

De huidige CAO-Gemeenten loopt van 1 januari 2024 tot 1 april 2025. De looptijd is 15 maanden met een loonafspraak van 4,75% per 1 januari 2024 en 1,25% per 1 oktober 2024. Deze afspraak is verwerkt in de salarisbegroting 2025 en verder.

We werken op veel beleidsterreinen nauw samen in de regio. Dit doen we omdat een aantal gemeentelijke taken eenvoudigweg niet door individuele gemeenten kunnen worden opgepakt. Wij zijn alert op mogelijkheden en kansen voor samenwerking. We beoordelen of samenwerking of uitbesteden van taken leidt tot betere dienstverlening, meer continuïteit of lagere kosten. Of dat het juist beter is om het werk ‘in huis’ te organiseren. Daarnaast is het van belang dat wij regionaal de belangen van Midden-Delfland blijven vertegenwoordigen en een sterke partner zijn in deze samenwerkingen.

De gemeente streeft het behoud van een hoge kwaliteit van dienstverlening na. De vragen en behoeften van onze inwoners staan hierin centraal. Wij vinden het belangrijk dat onze inwoners zich gehoord en begrepen voelen. Op uiteenlopende terreinen meten wij periodiek de klanttevredenheid van onze inwoners (te denken valt aan de jaarlijkse cliënttevredenheidsonderzoeken in het sociaal domein, zoals voor de Wmo, de telefonische bereikbaarheid en - in 2023 - de algehele dienstverlening). Dergelijke onderzoeken bevestigen waar de dienstverlening in onze kleinschalige organisatie nabij en op orde is. Tevens laten zij zien waar verbeteringen mogelijk zijn. De in 2024 ingezette lijn van het versterken van de dienstverlening via een dienstverleningsprogramma, zetten wij in 2025 voort.

VerSAASing en Digitale Transformatie

VerSAASing, oftewel het gebruik van het SaaS-model (Software as a Service), is nu en de komende jaren een belangrijke (en onontkoombare) trend voor gemeenten. Het biedt ons voordelen zoals schaalbaarheid, flexibiliteit, eenvoudig onderhoud en updates, en verbeterde toegankelijkheid en samenwerking. Deze verandering vereist echter ook een aanpassing van onze organisatie, met nieuwe functies, rollen en vaardigheden voor medewerkers. Het vraagt ook dat we zorgvuldig onze serviceproviders selecteren en samenwerken, rekening houdend met de afhankelijkheid en het minimaliseren van risico's.

Naast deze externe ontwikkelingen, is de vervanging van ons datacenter een voorname aanleiding en ook een stevige stok achter de deur om onze digitale transformatie vorm te geven. De extra kosten zoals opgenomen bij de Kadernota worden bekostigd vanuit bestaand budget. Door daar andere keuzes in te maken, hebben we ruimte gecreëerd om deze noodzakelijke kosten te financieren.

Dienstverleningsovereenkomst ICT met Westland

De overeenkomst met de gemeente Westland is herzien en ingegaan per 1 juli 2024. De nieuwe overeenkomst is gericht op het beheer van de cloud-omgeving waarin systeemsoftware draait en af te nemen diensten voor bestaande en nieuwe uitvoerende ICT-beheertaken. Hierbij behouden we de mogelijkheid om zowel in technische als organisatorische zin te kunnen ontvlechten als blijkt dat een andere contract vorm of samenwerking beter past bij de ontwikkelingen.

Gekoppeld aan de looptijd van deze overeenkomst, vullen we de functie in van contractmanager. Dit was al een rol binnen een van de bestaande functies, maar is qua omvang en benodigde aandacht een voltijd functie. Deze is ook opgenomen in de Kadernota. Een structurele invulling hiervan is gewenst. Vanwege de financiële opgave voor een sluitende begroting en een positiever meerjarenbeeld, zetten we echter in op tijdelijke invulling van drie jaar. Tijdens deze inzet, wordt helder hoe een eventuele vervolgsamenwerking met Westland er uit komt te zien en is er meer duidelijkheid over de wijze waarop alle nieuwe (leveranciers)contracten vorm krijgen. En wat dit betekent voor de functies binnen de gemeentelijke organisatie en hoe dat het best te organiseren.

Zaakgericht werken & Archivering

Het is belangrijk om informatie goed op te slaan, te beheren en te delen. Daarom werken we er constant aan om informatie duurzaam en toegankelijk te maken. We werken op een gestructureerde manier en zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de informatie. Zo volgen we de juiste processen en bewaren we informatie niet langer dan wettelijk toegestaan. De komende jaren blijven we werken aan het beter digitaal toegankelijk maken en beheren van informatie, en we verbeteren steeds onze processen en dienstverlening.

Als de nieuwe archiefwet in 2026 ingaat, brengt dit veranderingen mee voor ons informatiebeheer. De bewaartermijn wordt korter: archieven moeten dan al na 10 jaar naar de archiefbewaarplaats worden gebracht, in plaats van na 20 jaar. Er komen ook regels voor het archiveren en bewaren van e-mails en chatberichten van onze medewerkers.

De gemeente Midden-Delfland heeft een Gemeenschappelijke Regeling met Stadsarchief Delft. Deze dateert uit 2004 en wordt geactualiseerd qua diensten en kosten passend aan de huidige tijd. Zo is bijvoorbeeld het e-depot voor de opslag van digitale archieven benoemd en worden de structurele kosten van gemaakte advisering- en inspectie-uren geïndexeerd naar de huidige maatstaven

Gemeentelijke informatievoorzieningen bevatten vertrouwelijke gegevens en moeten goed beveiligd zijn. Snelle technologische ontwikkelingen en de digitale transformatie maken dit steeds complexer. NIS2 en BIO 2.0 zorgen voor extra auditdruk, en minimaal 0,3 fte is nu al nodig voor informatiebeveiliging. De extra kosten zoals opgenomen bij de Kadernota worden bekostigd vanuit bestaand budget. Door daar andere keuzes in te maken, hebben we ruimte gecreëerd om deze benodigde kosten te financieren.

Alle gemeentelijke systemen en werkplekken hebben unieke beveiligingseisen. Intelligente monitoring is essentieel om cyberaanvallen te detecteren. SIEM en SOC zijn wettelijk verplichte componenten volgens nieuwe Europese regelgeving. Een eerdere aanbesteding hiervoor mislukte; een nieuwe aanbesteding samen met de gemeente Westland is gestart. De gunning is vermoedelijk in 2025, hiervoor zijn aanvullende middelen nodig op het bestaande budget.

In 2025 willen we als organisatie flinke stappen zetten in het verbeteren van onze dienstverlening en in het begrijpelijker communiceren met onze inwoners. We betrekken hen bij ontwikkelingen en doen dit op tijd. Daarbij vertellen we eerlijk welke invloed onze inwoners hebben en maken we duidelijk wie welke rol heeft in het proces.

Bijzondere projecten

Midden-Delfland heeft een unieke identiteit als open, groen landschap tussen de steden. Voor het voortbestaan van Midden-Delfland is het belangrijk om onze meerwaarde voor de regio te blijven benadrukken. Dat komt tot uiting in bijeenkomsten en reguliere overleggen en het is nodig dat overige communicatie uitingen ook in lijn zijn (en blijven) hiermee.

In 2025 gaan we aan de slag met de actualisatie van het boekje Welkom in Midden-Delfland, één van de voornaamste visitekaartjes van onze gemeente. Ook 'restylen' we onze huisstijl. We blijven investeren in onze medewerkers voor goede dienstverlening en heldere communicatie met onze inwoners. Dit doen we onder andere via het verplichte trainings- en bewustwordingsprogramma Heldere Taal, de uitgave van het medewerkersboekje Zo werken wij en de organisatie van cultuurcafés. In 2025 krijgt ons dienstverleningsprogramma een extra boost om sneller resultaten te behalen. De opvang van vluchtelingen en de reconstructie van de N468 (de provinciale weg tussen Schipluiden en Maasland) zijn kwetsbare trajecten die in 2025 bijzondere aandacht vragen. In een krappe arbeidsmarkt blijven we onze arbeidsmarktcommunicatie professionaliseren om nieuw talent aan te trekken en onze vaste medewerkers te behouden.

In het jaar 2025 is de herdenking van 80 jaar bevrijding in Nederland. We houden er rekening mee dat er mogelijk aanvullende verzoeken komen en dat extra incidentele uitgaven voor evenementen en activiteiten rondom deze herdenking nodig zijn. Te meer omdat de viering van 75 jaar vrijheid niet door kon gaan vanwege de coronapandemie. De exacte hoogte hiervan is nog niet bekend en om die reden nu nog niet opgenomen in de begroting.

Investeren in goede communicatie

De afgelopen jaren was er voldoende budget voor het uitvoeren van onze reguliere communicatie. Voor bovengenoemde opgaven zijn echter aanvullende, maar relatief beperkte, middelen noodzakelijk. Deze zijn opgenomen in de begroting.