Overzicht overhead

In het gewijzigde Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden baten en lasten van de overhead niet meer onder de afzonderlijke programma’s geregistreerd, maar centraal onder een afzonderlijk taakveld. Hiermee vervalt de noodzaak van een complexe en veelal ondoorzichtige kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten.

Hiermee wint de begroting en verantwoording aan transparantie. De gemeenteraad kan beter sturen op de bedrijfsvoering. Bovendien kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten.

Om te voorkomen dat er verschillen gaan optreden in de wijze van toerekening van overhead is een algemene definitie van overhead voorgeschreven:
Alle bedrijfskosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Uitgangspunt van deze definitie is dat kosten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten.

In dit kader volgt een hieronder een opsomming van een aantal zaken waarvoor wij een verdeelmethode hanteren.

Verdeling van de ICT-kosten
Alle kosten die verband houden met de diverse programmatuur waarmee binnen de gemeente gewerkt wordt, wordt verdeeld over de taakvelden waarvoor ze ingezet worden.

Verdeling van de tractie-kosten
Onder tractie worden allerlei hulpmiddelen verstaan die gebruikt worden door de medewerkers van de buitendienst bij hun werk. Bijvoorbeeld pick-up's en een vrachtwagen maar ook de daarmee verband houdende kosten zoals brandstof, keuringen en onderhoud. Het totaal van deze kosten wordt ook verdeeld naar de taakvelden waarop ze ingezet worden. Bijvoorbeeld onderhoud groen of riolering. Basis voor deze verdeling is een gemiddelde van urenbegrotingen uit het verleden.

Verdeling van de salariskosten
Aan de afdelingen wordt bij het opstellen van de begroting gevraagd voor welke taken de medewerkers hun uren zullen inzetten voor het komende jaar. Dit gebaseerd op het totaal te verdelen directe uren. Daarvoor wordt een onderverdeling gemaakt naar indirecte uren (bijvoorbeeld uren voor werkoverleg/leidinggevende taken/uren voor de ondernemingsraad) en directe uren die gelijk aan een taakveld toegeschreven kunnen worden. De totale kosten uit de salarisbegroting worden dan gedeeld door het aantal productieve uren. Dit gebeurt per team omdat niet ieder team op dezelfde schaal is ingedeeld. De salariskosten worden op deze manier dus zoveel als mogelijk verdeeld over alle taakvelden in de begroting (ook grondexploitaties).

Volgens deze methodiek wordt in de begroting en verantwoording dus niet gerekend met de integrale kostprijs. In een aantal gevallen mag het hanteren van een integrale kostprijs nog wel een rol spelen. Dit om te voorkomen dat dit voor deze gevallen leidt tot een tekort in de begroting. Als voorbeelden kunnen worden genoemd: de grondexploitaties, investering en andere (subsidie)trajecten, die gepaard gaan met activering en afschrijving, waar vaak specifieke dekkingsposten voor bestaan. Voor deze gevallen is het toerekenen van overhead en (eventueel) rente extracomptabel wel toegestaan maar het wordt niet toegepast in onze gemeente.

Ten aanzien van taken/activiteiten en daarmee samenhangende diensten waarvoor kostendekkende tarieven berekend mogen worden (bijvoorbeeld afval en riolering), geldt dat het niet meenemen van overhead betekent dat voor die producten een positief resultaat kan ontstaan. Dit komt doordat gemeenten overhead wel mogen meenemen in de berekening van de tarieven.

Hieronder volgt in lijn met het format van onze begroting het overzicht van de overhead:

Met de deelname aan de gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland wordt beoogd op een efficiënte en doelmatige wijze invulling te geven aan de gemeentelijke verplichtingen als bedoeld in de Archiefwet 1995.

Wijziging budget 2025 ten opzichte van 2024

Lasten
Overhead ambtelijke organisatie (€ 1.445.808)
De toename van deze lasten heeft voornamelijk een tweetal oorzaken: Enerzijds een toename van het budget personeelszaken voor o.a. duurzame inzetbaarheid en hybride werken (€ 143.000) en anderzijds een bijraming van de salarislasten op basis van de loonindex uit de meicirculaire 2024 (€ 1.220.738)

Overhead voorlichting en informatievoorziening (€ -467.418)
Per begrotingsjaar 2025 is wederom een groter deel van de werkgeverslasten op overhead verdeeld naar de verschillende taakvelden, met een afname op overhead als gevolg (ca € -80.000). Voor het jaar jaar 2024 is een eenmalige extra bijdrage opgenomen ter overbrugging naar nieuw landelijk mediabestel (ca € -25.000). Tevens is de looptijd van afschrijvingen op investeringen gewijzigd. Dit heeft ervoor gezorgd dat bepaalde activa in boekjaar 2024 versneld zijn afgeschreven. Samen met het doorschuiven van kredieten is een afname van de kapitaallasten verwezenlijkt (€ -133.626) en een incidenteel in 2023 beschikbaar gesteld bedrag voor de implementatie Office 365 (€ -265.000) welke is doorgeschoven naar het jaar 2024.

Overhead bestuur ondersteuning (€ -136.188)
Betreft het in 2023 doorgeschoven budget Toekomstvisie 2050 ten gunst van 2024 (€ -83.493). Daarnaast een verschuiving van werkgeverslasten (€ -53.995).

Overhead openbare werken (€ -28.786)
Betreft voornamelijk een lager budget voor onderhoud van zowel het bouwkundige als ook door derden (€ -31.046).

Wijzigingen reserves 2025 ten opzichte van 2024

Baten - € 518.326

Uit de algemene reserve worden in 2024 de volgende incidentele onttrekkingen gedaan:
- Archiefbewaarplaats € 20.000
- Nieuw informatiebeleidsplan € 20.000
- Implementatiekosten e-HRM € 13.000
- Projectleiding implementatie e-HRM € 12.000
- Impuls verbetering dienstverlening € 20.000
- Impuls "juridische basiskennis" € 7.500
- Extra bijdrage WOS € 21.000
- Digitale media en traditionele middelen "Nieuwe burgemeester 2024" € 15.000
- Implementatie Office 365 € 265.000
- Toekomstvisie 2050 € 83.493

Uit de reserve onderhoud gemeentelijke gebouwen worden in 2024 de volgende incidentele onttrekkingen gedaan:
- Onderhoudsbudget Huisvesting Schipluiden € 29.231
- Onderhoudsbudget KP Buitendienst Maasland € 12.102